Сетевая библиотекаСетевая библиотека

Кейс 1 УМ

Дата публикации: 10.03.2019
Тип: Текстовые документы DOCX
Размер: 155 Кбайт
Идентификатор документа: -103898195_495997380
Файлы этого типа можно открыть с помощью программы:
Microsoft Word из пакета Microsoft Office
Для скачивания файла Вам необходимо подтвердить, что Вы не робот


Не то что нужно?


Вернуться к поиску


Кейс 1. Разработка мероприятий по совершенствованию организации рыночной деятельности ОАО «Плодовощ»Характеристика предприятия

ОАО «Плодовощ» было создано в начале 90-х гг. 20 века на базе крупного овощехранилища, построенного более шестидесяти лет назад для хранения и переработки сельхозпродукции и обеспечивавшего значительную потребностей города в овощах и фруктах.

В настоящее время предприятие занимается закупкой, хранением, переработкой и оптовой торговлей сельхозпродукцией, розничной торговлей плодоовощной продукцией и другими товарами, оказанием услуг по хранению плодоовощной продукции и услуг аренды помещений. Основными поставщиками ОАО «Плодовощ» являются сельскохозяйственные и агропромышленные предприятия Ленинградской области, а также агрофирмы из Астрахани, Волгограда, Краснодарского края, Поволжья. Покупателями ОАО «Плодовощ» являются организации розничной торговли, предприятия общественного питания, государственные и негосударственные организации, имеющие пищеблоки (школы, детские сады, интернаты, больницы, вузы и т.п.).

На территории предприятия имеются железнодорожные пути, позволяющие принимать и отгружать продукцию круглый год. Организация имеет свой парк грузовых машин, обеспечивающий доставку по городу. Предприятие занимает площадь около 200000 кв. м. На его территории находятся:

большой складской комплекс, оснащенный оборудованием для хранения, переработки, мойки, калибровки и фасовки продукции;

цех квашений и солений, в котором осуществляется засолка и квашение овощей;

продовольственный рынок, где осуществляется продажа плодоовощной продукции мелкооптовым и розничным покупателям;

несколько розничных магазинов («Гастроном», «Промтовары» и «Мебель»);

административные здания

40% производственно-складских и административных площадей сдается в аренду оптовым компаниям и мелким производителям, а также под офисные помещения.

Предприятие имеет следующую структуру выручки: 38% - от оптовой торговли, 30% - от розничной торговли, 32% - от прочих услуг. В последние несколько лет ОАО «Плодовощ» получало стабильную прибыль. Между тем, руководство обеспокоено возможностью снижения уровня прибыли в ближайшей перспективе и связывает эту возможность с рядом неблагоприятных тенденций рынка. Первая тенденция состоит в усилении конкуренции в сфере оптовой торговли, которое обусловлено высоким ценовым давлением рынка: быстро растущие сети гипер- и супермаркетов заставляют вести торговлю практически по минимально возможным ценам, ограничивая уровень рентабельности, а также предъявляют высокие требования к качеству обслуживания. Вторая тенденция связана с возросшей конкуренцией в сфере оказания складских услуг и услуг аренды в результате возникновения новых складских комплексов, а также модернизации и реконструкции старых. И, наконец, еще одним негативным фактором является постепенное уменьшение оборота продовольственного рынка, расположенного на территории овощебазы. Оно объясняется тем, что покупатели все больше покупок овощей и фруктов стали совершать в супермаркетах или ближайших к дому овощных павильонах, которые обеспечивают удобство покупки и приемлемые цены, и менее склонны тратить время на покупку на специализированных оптово-розничных рынках, где условия покупки являются менее комфортными.

Организация управления

Действующая организационная структура управления имеет следующий вид (рис. 1). Данная организационная структура сложилась еще до акционирования предприятия. В 90-х гг. она претерпела незначительные изменения. Большинство начальников подразделений ОАО «Плодовощ» работают на предприятии с советских времен.



Рис. 1 Организационная структура предприятия

Функции основных должностных лиц представлены в табл. 1

Таблица 1 - Функции основных должностных лиц

Должность Функции

Генеральный директор - утверждение внутренних документов предприятия,

- утверждение организационной структуры, штатного расписания, должностных окладов;

- прием на работу и увольнение с работы сотрудников;

- обеспечение выполнения обязательств перед бюджетом и контрагентами;

- контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

- решение других вопросов текущей деятельности

Секретарь - организационная помощь директору;

- организация делопроизводства, ведение деловой переписки

Главный бухгалтер

- организация бухгалтерского учета, анализ и контроль хозяйственной деятельности; составление налоговой отчетности;

- анализ рыночной деятельности предприятия;

- контроль проведения инвентаризаций;

- контроль оформления бухгалтерских документов, расчетов и платежей;

- исследования рынка и отчеты о состоянии рынка

Отдел закупок - закупка продукции для хранения, продажи, производства;

- закупка материалов и оборудования для обеспечения деятельности предприятия

Отдел сбыта - поиск покупателей, заключение договоров на реализацию продукции и оказание услуг по хранению продукции;

- планирование цен на продукцию предприятия;

- выполнение поставок продукции в соответствии с договорами;

- участие в планировании закупок плодоовощной продукции;

- оформление документов на поставку продукции

Транспортный отдел - организация перевозок и оформление транспортной документации;

- ремонт и техническое обслуживание транспортных средств;

- приобретение ГСМ

Диспетчер ж/д путей - организация ж/д перевозок и оформление транспортной документации

Заведующая складом

- приемка, хранение и отпуск продукции;

- контроль режимов и способов хранения;

- ведение учета продукции на складе, оформление документации;

- организация предпродажной подготовки овощей: переработка, мойка, калибровка и фасовка;

- организация деятельности по квашению и солению овощей

Отдел управления имуществом - поиск арендаторов и заключение договоров аренды помещений;

- начисление арендной платы;

- контроль своевременности оплаты аренды и коммунальных услуг;

- обеспечение хозяйственного обслуживания зданий, оборудования, вывоз мусора, организация ремонтных работ

Главный инженер

- обеспечение работоспособности производственного оборудования;

- обеспечение предприятия энергоресурсами;

- обеспечение реконструкции, ремонтных и строительных работ

Начальник отдела розничной торговли

- организация мелкооптовой и розничной продажи продукции на рынке и в магазинах;

- заключение договоров на поставку товаров для продуктового, промтоварного и мебельного магазинов;

- контроль состояния товарных запасов;

- рассмотрение претензий и жалоб потребителей;

- реклама мелкооптовой и розничной торговли

Отдел кадров - обеспечение подбора персонала;

- кадровый учет

Юрист

- юридическая поддержка деятельности компании;

- участие в претензионной работе с потребителями и поставщиками;

- представление интересов компании в судебных органах

Отдел контроля пропускного режима и пожарной безопасности - обеспечение защиты предприятия от краж, поджогов, беспорядков;

- установление порядка допуска работников и транспорта на территорию предприятия;

- обеспечение работы охранной и противопожарной сигнализации

Результаты опроса сотрудников предприятия

На последнем годовом собрании акционеров ОАО «Плодовощ» генеральный директор предприятия, занимавший эту должность с момента его акционирования, сложил с себя полномочия по состоянию здоровья. Вместо него на должность генерального директора был избран новый руководитель «со стороны», занимавший ранее должность директора оптовой компании по торговле стройматериалами.

Новый руководитель видел источником проблем предприятия устаревшую организационную структуру и несоответствующие реалиям сегодняшнего дня подходы к управлению. Для получения более полного представления о положении дел в компании новый директор провел опрос сотрудников предприятия. В опросе участвовали все руководители структурных подразделений и некоторые рядовые сотрудники, всего – 23 человека. Опрос осуществлялся с помощью следующей анкеты.

АНКЕТА

Укажите, пожалуйста, Вашу должность ___________________

Каковы, на Ваш взгляд, наиболее важные на сегодняшний день задачи ОАО «Плодовощ»? ________________________

Существуют ли, по Вашему мнению, на предприятии проблемы организационного характера:

Да

Нет

Возникают ли проблемы организационного характера в деятельности Вашей службы/ в работе на Вашей должности?

Да (какие именно?) ________________________________

Нет

Существуют ли проблемы во взаимодействии других служб:

Да (какие?)_______________________________________

Нет

Не знаю

Насколько быстро, по Вашему мнению, на предприятии принимаются решения, затрагивающие несколько отделов?

Очень быстро;

Достаточно быстро;

Достаточно медленно;

Очень медленно;

Затрудняюсь с ответом.

Знаете ли Вы содержание Ваших должностных прав и обязанностей, обозначенных в должностной инструкции?

Да

Нет

Для сотрудников, являющихся начальниками отделов: как часто на предприятии проводятся совещания, на которых присутствуют руководители разных служб:

Не проводятся;

Очень редко;

Редко;

Достаточно часто;

Часто;

Слишком часто

Как, на Ваш взгляд, можно было бы улучшить организацию управления предприятием? ______________________________

Результаты опроса приведены в табл. 2

Таблица 2 - Результаты опроса сотрудников

Вопрос Содержание ответов

Наиболее важные задачи организации Большинство опрошенных сотрудников указали задачи, связанные с деятельностью своих служб, написали «общие слова», например, «увеличение оборота», или пропустили данный вопрос

Наличие у ОАО «Плодовощ» организационных проблем 21 опрошенных из 23 признали наличие организационных проблем

Отрицают наличие организационных проблем начальник диспетчерской службы ж.д. путей и один из сотрудников отдела работы с арендаторами

Наличие организационных проблем в подразделении, в котором работает опрошенныйБольшинство респондентов указало на наличие проблем в своей деятельности (21/23)

Наличие проблем в деятельности других служб 50% опрошенных ответили «не знаю», остальные сотрудники указали на наличие таких проблем. Респонденты, ответившие на вопрос утвердительно, указали, что слышали о скандалах между хозяйственным отделом и службой главного инженера в связи с неисправностью санузлов на сдаваемых в аренду площадях. Почти все ответившие «да» указали на большую загруженность начальника коммерческого отдела

Скорость принятия решений 6 человек ответили на этот вопрос: «достаточно быстро», 14 – «достаточно медленно», 3- «очень медленно».

Знание должностных инструкций 15 опрошенных ответили утвердительно, 7- отрицательно, один респондент не ответил.

Один из респондентов написал на поле анкеты, что инструкция – это формальность, содержание своих обязанностей он представляет и без неё. О знании инструкций заявили главный бухгалтер, начальник отдела кадров, главный инженер и ряд руководителей подразделений

Частота совещаний Мнения разделились, 12 респондентов ответили «редко», 1 –«очень редко», 7 «достаточно часто», 3 – «часто»

Пожелания 9 сотрудников не ответили на этот вопрос, 8 респондентов дали общие рекомендации «улучшить координацию», 6 респондентов высказали конкретные пожелания

Изучая ответы сотрудников, генеральный директор особое внимание уделил вопросу об организационных проблемах, а также рассмотрению пожеланий.

Среди организационных проблем в деятельности «своих» служб работниками были указаны следующие:

1. Начальник отдела розничной торговли и сотрудники отдела указали, что для пополнения ассортимента плодоовощной продукции на рынке и в магазине им приходится писать заявки на имя начальника коммерческого отдела, которые долго лежат на рассмотрении; в итоге в розничные магазины и на рынок иногда несвоевременно поступает товар.

2. Начальник отдела розничной торговли высказал также недовольство в связи с содержанием территории предприятия. У входа в промтоварный магазин месяцами не высыхает лужа, после каждого дождя покупатели вынуждены подходить к магазину по мосткам из ящиков, сооруженным продавцами. Директор магазина и начальник отдела розничной торговли неоднократно звонили и писали служебные записки начальнику хозяйственного отдела, но тот не принимает никаких мер, отвечая, что лужи высохнут сами.

3. Начальник розничной торговли и директор рынка указали, что долгое время не могут решить вопрос с заменой вывески продовольственного рынка, которая выцвела и местами проржавела. Они уже обращались с этой просьбой в отдел закупок, находящийся в подчинении начальника коммерческого отдела, и к начальнику отдела управления имуществом, однако обе службы утверждают, что заказ вывески не входит в их обязанности.

4. Главный бухгалтер отметила, что на предприятии нет экономиста, в результате чего ей приходится предоставлять руководству различные аналитические отчеты о факторах, влияющих на продажи, и даже проводить анализ рынка, что отвлекает от прямых обязанностей.

5. Главный бухгалтер также указала, что начальник отдела управления имуществом поздно предоставляет на подпись счета за аренду и коммунальные услуги, в результате поступают жалобы от арендаторов и затрудняется бухгалтерский учет доходов от аренды. Кроме того, это неразумно с точки зрения управления финансами: чем позже выставляются счета, тем позже поступают деньги.

6. Секретарь директора указала, что ей очень часто приходится выполнять поручения, которые не входят в её прямые обязанности (например, давать рекламные объявления о сдаче в аренду помещений). Кроме того, бывший директор просил её наладить контакты с прессой для распространения информации о благотворительной деятельности предприятия, но она не представляет, как это сделать.

7. Начальник отдела управления имуществом указал на невозможность своевременно выставить арендатору счет за коммунальные услуги в связи с тем, что энергетик постоянно опаздывает с предоставлением показаний счетчиков.

8. Начальник отдела аренды, а также сотрудники отдела аренды отметили, что арендаторы недовольны тем, что возникающие неисправности сантехнического оборудования устраняются крайне медленно. Начальник отдела аренды обращается в этих ситуациях к своему непосредственному начальнику – начальнику отдела управления имуществом, а тот – к главному инженеру. Однако главный инженер утверждает, что организация текущего ремонта - обязанность хозяйственного отдела. В итоге хозяйственный отдел и главный инженер долго разбираются между собой, кто должен решать вопрос в каждом конкретном случае, при этом страдают арендаторы, которые исправно платят за услуги и рассчитывают на обеспечение нормальных условий работы.

9. Главный инженер указал, что отдел закупок оперативно не реагирует на возникновение потребности в запчастях и инструменте. Заявки долго лежат на рассмотрении коммерческого директора, поскольку коммерческий директор в первую очередь занимается организацией сбыта. В результате служба главного инженера не может быстро устранять неполадки в работе оборудования. Это, в частности, привело в текущем году к порче продукции в связи с проволочками в устранении неисправности холодильной камеры.

10. Зав. складом указала, что отделы закупок и сбыта, участвующие в планировании объема и структуры закупаемой плодоовощной продукции, не всегда угадывают, сколько чего нужно приобрести, в итоге по ряду позиций к началу нового сезона на складе оказываются нереализованные остатки, которые иногда приходится утилизировать в связи с порчей, в то же время по другим позициям товар заканчивается задолго до прихода продукции нового урожая.

11. Сотрудники отдела закупок отметили проблемы в сфере обеспечения оборудованием, инструментом и хозяйственным инвентарем: другие отделы неграмотно оформляют заявки, поздно их подают и необоснованно завышают потребности.

12. Сотрудники отдела закупок: диспетчер ж.д. путей не берет телефонную трубку, потому что, как правило, сидит не в своем кабинете, а в транспортном отделе, с сотрудниками которого он дружит, поэтому приходится каждый раз самим идти в транспортный отдел и искать его там.

13. Сотрудники из структуры начальника коммерческого отдела указали, что многие документы, требующие визы начальника коммерческого отдела, долго лежат на рассмотрении, поскольку начальник коммерческого отдела занят многообразными текущими делами и не успевает их изучить.

14. Многие сотрудники (10 человек) из разных подразделений обратили внимание на проблемы с обеспечением компьютерной техникой, канцелярскими принадлежностями и другими необходимыми для работы материалами и оборудованием, возникающие в связи с длительной цепочкой согласований. Так, для замены картриджа необходимо написать заявку на имя начальника хозяйственного отдела, который визирует её у начальника отдела управления имуществом. Затем заявка подписывается у начальника коммерческого отдела и передается в отдел закупок, сотрудники которого ищут необходимую модель, выписывают у поставщика счет, подписывают его у директора и передают в бухгалтерию, а после оплаты получают товар. Если же возникает потребность в оборудовании, то заявка должна направляться главному инженеру, а затем проходить по той же цепочке.

15. Сотрудники бухгалтерии выразили сожаление, что пожертвования на благотворительные цели не получили освещения в прессе. Так, в местных новостях недавно прошла информация о восстановлении храма, расположенного неподалеку; часть средств на реставрацию выделена руководством ОАО «Плодовощ», но в репортаже о спонсорах ничего не было сказано. Даже многие работники предприятия не знают об участии в благотворительных программах.

Шесть сотрудников сформулировали пожелания по совершенствованию организации управления:

1. Главный бухгалтер. Взять сотрудника на должность экономиста и освободить бухгалтерию от анализа продаж и обзора рыночной ситуации.

2. Начальник отдела розничной торговли: исключить необходимость подписания начальником коммерческого отдела заявок на плодоовощную продукцию и на транспортное обслуживание; обязать хозяйственный отдел привести в порядок территорию возле магазинов и рынка.

3. Отдел закупок: установить, что заявки на хозяйственный инвентарь, инструмент и канцелярский товары выполняются не ранее чем через 5 дней после подачи заявок.

4. Начальник отдела управления имуществом: установить для энергетика конкретный срок представления показаний счетчиков по арендаторам.

5. Начальник отдела сбыта: увеличить штат отдела на два человека, для того чтобы организовать рекламную деятельность, а также попытаться наладить сотрудничество с сетями супермаркетов.

6. Начальник коммерческого отдела: увеличить штат отдела.

Вопросы и задания

1. Охарактеризуйте организационную структуру ОАО «Плодовощ». Какого типа эта структура? Соответствует ли она условиям внешней и внутренней среды функционирования предприятия? В чем состоят соответствия и несоответствия?

2. Оцените качество анкеты, используемой для опроса сотрудников предприятия. Достаточно ли информации, которая может быть получена из анкет, для получения полной картины об организационных проблемах предприятия? Какие еще вопросы вам кажется необходимым задать еще ?

3. Проанализируйте состав и распределение функций на предприятии (табл. 1). Какие недостатки в составе и распределении функций вы обнаружили?

4. Сформулируйте основные направления организационного совершенствования рыночной деятельности ОАО «Плодовощ». Предложения могут касаться оргструктуры в целом, состава подразделений, их подчиненности, содержания функциональных взаимосвязей между отделами, процедур принятия решений, порядка организационного взаимодействия подразделений, содержания должностных инструкций, расширения или сокращения штата и т.д. Какие пожелания сотрудников ОАО «Плодовощ», сформулированные в анкете, вы учли, а какие нет? Почему? При выполнении этого пункта задания вы должны перечислить основные направления совершенствования организации управления, а затем, воспользовавшись табл. 3, обосновать предлагаемые вами изменения, ссылаясь на конкретные проблемы предприятия и источники информации об этих проблемах, а также определить ожидаемые улучшения в функционировании компании вследствие ваших мероприятий.

Таблица 3 - Мероприятия по совершенствованию организации деятельности

ОАО «Плодовощ»

Содержание

мероприятия Основания Ожидаемые улучшения в функционировании компании

1. 2. 5. Составьте календарный план реализации мероприятий по организационному совершенствованию деятельности ОАО «Плодовощ» в виде линейного графика.

6. Если ваш план предусматривает создание каких-либо новых структурных подразделений, то опишите порядок ваших действий. Проанализируйте различные варианты положения создаваемого(ых) отдела(ов) в системе управления предприятием, их достоинства и недостатки, определите структуру создаваемого(ых) подразделений и функции работников. Определите, какие изменения создание новых(ого) подразделений(я) повлечет в распределении функций в системе управления предприятием.

7. Рассчитайте затраты на предлагаемые вами мероприятия и представьте бюджет вашего проекта.

8. Напишите, каким образом можно было бы оценить экономический эффект от каждого из предлагаемых вами мероприятий. Экономический эффект может выражаться как в дополнительной прибыли, так и в экономии от устранения непроизводительных затрат или потерь. Вам необходимо указать источник дополнительной прибыли или экономии.

9. Какие еще мероприятия вы могли бы предложить для упрочнения конкурентной позиции ОАО «Плодовощ»? Разработайте план маркетинга для данной компании.