Сетевая библиотекаСетевая библиотека
Excel. Легкий старт Дмитрий Донцов Владение Excel – это такой же обязательный элемент компьютерной грамотности, как умение работать в Windows, Интернете или Word. Практически любой пользователь ПК сталкивается с задачами, для решения которых необходим Excel. Ученому эта замечательная программа поможет обрабатывать результаты эксперимента, бухгалтеру – делать отчеты, домохозяйке – вести семейный бюджет. Причем подавляющему большинству людей нужно знать об Excel совсем немного, чтобы эффективно справляться со всеми расчетными задачами, встречающимися на практике. Получить необходимый минимум знаний об Excel вам поможет эта книга. Написанная простым языком, она буквально за пару вечеров на примерах научит вас всему, что нужно простому пользователю от Excel. Д. А. Донцов Excel. Легкий старт Введение Табличный редактор Excel является одной из программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, и по своей популярности уступает, пожалуй, лишь текстовому редактору Word. В своей работе Excel используют представители самых разных профессий и сфер деятельности: бухгалтеры, экономисты, математики, IT-разработчики, инженеры, аналитики и т. д. Такое распространение Excel объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.). Данная книга ориентирована на начинающих пользователей, которые либо до настоящего момента вообще не сталкивались с табличным редактором Excel, либо имеют минимальный опыт использования данной программы и обладают лишь поверхностными знаниями об Excel и его возможностях. В книге рассматриваются основополагающие аспекты использования Excel: описывается пользовательский интерфейс, порядок настройки программы, работа с формулами и функциями, построение диаграмм и др. Отдельно освещаются тонкости и различные нештатные ситуации, с которыми пользователь может столкнуться в процессе эксплуатации программы. От издательства Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты dgurski@minsk.piter.com (http://mailto:%20dgurski@minsk.piter.com/) (издательство «Питер», компьютерная редакция). Мы будем рады узнать ваше мнение! На сайте издательства http://www.piter.com (http://www.piter.com/) вы найдете подробную информацию о наших книгах. 1. Общие положения В данном разделе кратко описаны функциональные возможности программы, а также даны основные определения, перечислены термины и понятия, которые будут использованы в книге. Назначение и функциональные возможности Excel Редактор электронных таблиц Microsoft Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчеты на основе исходных данных, а также осуществлять многие другие операции. Задачи, решаемые с помощью Excel, кратко перечислены ниже. • Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов. • Выполнение расчетных действий на основе исходных данных с применением специального инструментария. • Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, веб-страница, шаблон, текстовый файл и др.). • Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и т. д. • Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.). • Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание и др.). • Форматирование документа и его составных элементов, автоматическая проверка орфографии, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены. • Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и их последующая обработка. Поддержка XML-формата. • Управление параметрами представления табличного документа на экране, а также настройка пользовательского интерфейса. • Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, PowerPoint, Access). • Формирование разнообразных отчетов (аналитических, сводных, графических и др.). • Выполнение стандартных функций Microsoft Office (поиск данных и их замена, печать документа и т. д.). • Создание приложений с применением языка программирования VBA. • Создание рисунков с использованием специально предназначенной панели инструментов. • Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа. Специфика использования редактора электронных таблиц Excel во многом определяется потребностями конкретного пользователя, поэтому перечень задач может изменяться в зависимости от ситуации. Основные термины Для успешного изучения Excel необходимо усвоить перечисленные ниже основные термины и определения, которые будут использованы в дальнейшем. • Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур. • Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Excel поддерживает работу с разными видами диаграмм: гистограммами, круговыми, пузырьковыми, графиками и др. • Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.). • Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число или какой-либо текст. • Контекстное меню – это открывающееся при щелчке правой кнопкой мыши меню, которое содержит список команд, предназначенных для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню можно также нажать комбинацию клавиш Shift+F10. • Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис ? Макрос. • Массив – набор ячеек либо значений, который используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя. • Настройка – изменение существующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего окна программы. Параметры работы Excel можно разделить на два основных вида: – общие – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых; – локальные – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге. • Область задач – элемент программы, предназначенный для быстрого выбора одной из нескольких связанных задач. • Операнд – элемент вычисления (константа, функция или ссылка). • Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: арифметические, сравнения, текстовый и ссылки. • Панель инструментов – панель, включающая в себя кнопки и иные элементы управления, которые используются для выполнения различных команд. Управление отображением панелей инструментов осуществляется с помощью команд подменю Вид ? Панели инструментов. Для перехода в режим настройки панелей следует выполнить команду Вид ? Панели инструментов ? Настройка. • Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочую книгу, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек на рабочем листе, диапазон ячеек на нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс. • Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. В состав пользовательского интерфейса входят меню, панели инструментов, полосы прокрутки, диалоговые окна, строка состояния и т. д. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс Windows. • Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее и выбрать в контекстном меню пункт Добавить примечание, после чего с клавиатуры ввести требуемый текст. • Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. В большинстве случаев рабочая книга имеет расширение XLS. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже). • Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже). В состав каждого рабочего листа входит 16 777 216 ячеек, которые образуют сетку из 65 536 строк и 256 столбцов. • Ссылка – адрес ячейки или диапазона ячеек, в которых содержатся те либо иные значения. • Форматирование – изменение отображения ячейки (ее внешнего вида) или представления содержащихся в ней данных. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображаемое в ячейке значение может не совпадать с ее фактическим содержимым (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться 0,2). • Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и функции (см. ниже). Операторы бывают четырех видов: – арифметические – операторы, предназначенные для выполнения арифметических действий и выдающие в качестве результата числовое значение; – сравнения – данные операторы используются для сравнения данных и выдают в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ; – текстовый – оператор & используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку; – ссылки – применяется для описания ссылок на диапазоны ячеек. • Функция – готовая формула Excel для расчетов и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и формулы. Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA. • Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне. • Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу. Кроме того, при работе с ячейками используются следующие элементы: – адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка; – ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными (содержат или абсолютный столбец и относительную строку, или абсолютную строку и относительный столбец). Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге. После изучения основных терминов и понятий, используемых в Excel, можно приступать к знакомству с пользовательским интерфейсом программы. 2. Интерфейс программы Интерфейс Excel включает в себя следующие основные элементы: главное меню, контекстное меню, панели инструментов, строку формул, листы и ячейки. Познакомимся подробнее с каждым из перечисленных элементов. Основные команды главного меню В данном подразделе мы рассмотрим состав и порядок использования главного меню Excel. По умолчанию оно расположено в верхней части окна программы под строкой заголовка. С помощью команд главного меню можно получить доступ ко всем инструментам программы. Итак, главное меню Excel содержит следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка. Далее мы рассмотрим наиболее часто используемые команды главного меню. Меню Файл Большинство пунктов меню Файл предназначено для выполнения определенных действий с текущим документом. Остальные команды позволяют создавать, открывать и искать файлы, а также выходить из программы. Команда Создать (она вызывается также сочетанием клавиш Ctrl+N) используется для создания нового документа Excel, а Открыть (для ее активизации можно воспользоваться комбинацией Ctrl+O) – для открытия созданного ранее документа. При выборе пункта Открыть появляется диалоговое окно Открытие документа, в котором указывается путь к требуемому файлу. Чтобы закрыть текущий документ, следует воспользоваться командой Закрыть или Выход. В первом случае будет закрыт текущий документ, во втором – одновременно с закрытием документа будет произведен выход из Excel. Для сохранения внесенных в рабочую книгу изменений предназначена команда Сохранить. Если пользователь после редактирования документа не сохранил их, то при закрытии файла система выдаст соответствующий запрос, при положительном ответе на который изменения будут сохранены, а при отрицательном – нет. С помощью команды Сохранить как осуществляется сохранение текущего документа в отдельном файле под другим именем. При этом на экране отображается окно Сохранение документа, в котором указывается путь для сохранения, имя файла и его тип (текстовый, веб-страница, Excel-файл и др.). Данная команда обычно используется для отдельного сохранения изменений, внесенных в текущий документ. Например, имеется файл Primer.xls. По каким-либо причинам вам требуется внести в него изменения, но при этом сохранить первоначальный вариант документа. Для этого рекомендуется выполнить следующие действия. 1. Открыть файл Primer.xls. 2. Внести в документ требуемые изменения. 3. Выполнить команду главного меню Файл ? Сохранить как. 4. В окне Сохранение документа указать путь для сохранения, ввести в поле Имя файла значение, отличное от Primer (например, Primerl), а в поле Тип файла из раскрывающегося списка выбрать вариант Книга Microsoft Excel (это значение будет предложено по умолчанию). 5. Нажать кнопку Сохранить. В результате внесенные в документ Primer.xls изменения будут сохранены в отдельном файле – Primerl.xls. Возможности программы предусматривают сохранение текущего документа в виде веб-страницы. Помимо использования команды Сохранить как, это также можно сделать с помощью пункта меню Сохранить как веб-страницу. При его выборе открывается окно, в котором указывается путь для сохранения и имя файла. Реализована возможность предварительного просмотра веб-страницы – для этого следует воспользоваться командой Файл ? Предварительный просмотр веб-страницы. При ее выполнении открывается окно интернет-обозревателя, в котором отображается предполагаемое представление текущего документа в формате НТМ. При выборе в меню Файл пункта Параметры страницы осуществляется переход в режим просмотра и редактирования параметров страницы текущего документа. При выполнении данной команды на экран выводится окно Параметры страницы (рис. 2.1). Рис. 2.1. Настройка параметров страницы На вкладке Страница данного окна выбирается ориентация страниц (книжная или альбомная), указывается масштаб выводимого на печать документа, а также размер применяемой бумаги и качество печати. С помощью вкладки Поля определяются размеры верхнего, нижнего, левого и правого полей документа, а также верхнего и нижнего колонтитулов. На этой же вкладке можно задать способ центрирования данных на странице. Вкладка Колонтитулы позволяет с помощью соответствующих параметров установить порядок расстановки колонтитулов. На вкладке Лист собраны параметры, позволяющие выводить на печать диапазон ячеек, сетку рабочего листа, заголовки строк и столбцов, примечания и другие элементы. Команда Предварительный просмотр предназначена для просмотра документа непосредственно перед выводом его на печать. Это позволяет при необходимости своевременно подкорректировать файл в тех случаях, когда, например, видно, что страница документа не помещается на печатном листе бумаги. Для вывода текущего документа на печать предназначена команда Печать. При ее активизации открывается диалоговое окно Печать, в котором настраиваются параметры печати (рис. 2.2). Рис. 2.2. Настройка параметров печати В верхней части окна указывается используемый принтер и отображаются некоторые его характеристики. Для изменения параметров выбранного устройства печати следует воспользоваться кнопкой Свойства. С помощью областей настроек Печатать и Вывести на печать определяется фрагмент документа, который требуется распечатать. Если необходимо вывести на печать все страницы, то следует установить переключатель в положение все (это значение выбрано по умолчанию). Если переключатель установлен в положение страницы, то будут распечатаны те страницы, которые указаны в полях с и по. При необходимости печати выделенного диапазона ячеек нужно установить переключатель в положение выделенный диапазон. Для печати вьщеленных листов или всей рабочей книги следует выбрать вариант выделенные листы или всю книгу соответственно. Возможности программы предусматривают вывод на печать любого количества копий документа. Для этого нужно указать необходимое значение в поле Число копий. Для перехода в режим просмотра и редактирования свойств документа следует воспользоваться командой Файл ? Свойства. При ее выполнении открывается диалоговое окно свойств рабочей книги (рис. 2.3). Рис. 2.3. Свойства документа Вкладка Общие данного окна содержит общую информацию о редактируемом документе: имя, тип файла, расположение на диске, размер, дату создания и изменения и др. С помощью параметров, находящихся на вкладке Документ, определяются свойства рабочей книги, позволяющие ее идентифицировать. В соответствующих полях указывается название документа, его тема, автор, руководитель и наименование учреждения. При необходимости можно отнести текущий файл к некоторой группе документов с целью облегчения его последующего поиска, для этого также можно использовать значения полей Ключевые слова и Заметки. Все параметры данной вкладки заполняются с клавиатуры. На вкладке Статистика представлена подробная информация о дате и времени создания документа и внесения в него последних изменений, а также о дате и времени его открытия и последней распечатки. Ниже указывается имя автора изменений, внесенных в текущий документ, и общее время его редактирования с момента создания. Вкладка Состав содержит информацию о составных частях документа. Обычно здесь приводится перечень листов текущей книги Excel. На вкладке Прочие определяются значения ряда прочих параметров, дополнительно характеризующих документ. Меню Правка Команды меню Правка предназначены для отмены произведенных действий, выполнения операций с выделенными участками, автоматического заполнения предварительно выделенного диапазона, поиска требуемых частей документа (чисел, слов, аббревиатур и др.), замены одних фрагментов другими и перехода в указанное место рабочей книги. Для отмены последних выполненных действий следует воспользоваться командой Правка ? Отменить (ее название может изменяться в зависимости от предварительно выполненной операции, которую нужно отменить, например Отменить ввод, Отменить добавление фигуры). Если выяснилось, что отмена того или иного действия нецелесообразна, можно воспользоваться командой Правка ? Повторить (ее название также может изменяться по аналогии с командой Отменить). Пункт Вырезать позволяет удалить из документа выделенный фрагмент и поместить его в буфер обмена, а команда Копировать – скопировать в буфер выделенный фрагмент без его удаления. Для вставки сохраненного в буфере блока следует установить курсор в требуемом месте документа и активизировать команду Вставить (она доступна только в том случае, если буфер обмена не является пустым). Команда Специальная вставка позволяет поместить в текущий документ внешний объект. Смысл данной операции заключается в том, что в место, где установлен курсор, можно вставить из буфера обмена какой-либо объект: документ Word или его фрагмент, гиперссылку, рисунок и др. При активизации данной команды открывается окно Специальная вставка (рис. 2.4). Рис. 2.4. Диалоговое окно Специальная вставка В области Как данного окна необходимо выделить тип объекта, который должен быть вставлен из буфера в документ. С помощью расположенного слева переключателя выбирается требуемый режим вставки. Если переключатель установлен в положение вставить, то в документ будет просто вставлен объект из буфера обмена. Если же выбран вариант связать, то будет установлена связь с файлом данных. В этом случае любые изменения в исходном файле будут автоматически отражены в документе. Пункт Вставить как гиперссылку предназначен для вставки содержимого буфера обмена в виде гиперссылки. Эта гиперссылка будет помещена в то место рабочей области, в котором в данный момент установлен курсор. Команды Найти и Заменить предназначены соответственно для поиска необходимого элемента (числа, слова или словосочетания и т. д.) и замены одного фрагмента другим. При активизации любой из этих команд на экране появляется окно Найти и заменить, состоящее из вкладок Найти и Заменить (рис. 2.5). Открывающаяся при отображении окна вкладка соответствует выбранному пункту меню (например, при выполнении команды Правка ? Заменить будет открыта вкладка Заменить). При этом допускается свободный переход с одной вкладки на другую. Рис. 2.5. Окно поиска и замены С помощью вкладки Найти осуществляется поиск требуемого фрагмента. Для этого необходимо в поле Найти с клавиатуры ввести соответствующее значение и нажать кнопку Найти далее. Если искомый фрагмент встречается в нескольких местах, то эту кнопку следует нажимать последовательно до тех пор, пока не будет просмотрен весь документ, о чем система выдаст соответствующее сообщение. На вкладке Заменить (она открыта на рис. 2.5) в поле Найти вводится фрагмент, который требуется найти с целью последующей замены, а в поле Заменить на – число либо текст, которым будет заменен найденный фрагмент. Для перехода в режим расширенной настройки параметров поиска и замены нужно нажать кнопку Параметры. Команды подменю Заполнить предназначены для быстрого заполнения предварительно выделенного диапазона определенными значениями. При активизации любой из команд (Вниз, Вправо, Вверх или Влево) выделенные ячейки будут заполнены в соответствующем направлении тем значением, которое находится в активной ячейке. Кроме того, в программе реализована возможность заполнения диапазона значениями прогрессии. Для перехода в данный режим нужно выполнить команду Правка ? Заполнить ? Прогрессия – в результате откроется окно, изображенное на рис. 2.6. Рис. 2.6. Настройка прогрессии В данном окне с помощью переключателя Расположение устанавливается направление прогрессии: по строкам или по столбцам (в первом случае прогрессия будет расположена вертикально, во втором – горизонтально). С помощью переключателя Тип выбирается тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты или автозаполнение. При выборе значения даты становится доступным расположенный справа переключатель Единицы, с помощью которого задается единица измерения: день, рабочий день, месяц или год. Такую прогрессию удобно применять, например, при планировании рабочего времени, при расчете заработной платы, а также в иных случаях. В поле Шаг вводится величина шага прогрессии. Это поле доступно для редактирования только в том случае, если переключатель Тип установлен в любое положение, кроме автозаполнение, а также при снятом флажке Автоматическое определение шага. По умолчанию в поле Шаг установлено значение 1. В поле Предельное значение при необходимости можно указать предельное значение, при достижении которого дальнейшее построение прогрессии прекращается. Заполнение данного поля не обязательно. Построение прогрессии в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без создания прогрессии. Меню Вид С помощью команд, входящих в состав меню Вид, осуществляется настройка представления информации в окне Excel, а также управление отображением панелей инструментов. Пункты Обычный, Разметка страницы и Структура предназначены для включения соответствующих режимов отображения документа. Подменю Панели инструментов содержит команды, позволяющие управлять отображением панелей инструментов в окне Excel. Необходимость данного подменю обусловлена тем, что одновременное отображение всех имеющихся панелей нецелесообразно. В связи с этим рекомендуется вывести на экран только те из них, которые необходимы при работе с текущим документом. Большинству пользователей для выполнения стандартных работ обычно достаточно двух панелей: Стандартная и Форматирование (они отображаются по умолчанию). Переход в режим просмотра и редактирования панелей инструментов осуществляется с помощью команды Панели инструментов ? Настройка, при выполнении которой открывается диалоговое окно Настройка (рис. 2.7). Рис. 2.7. Окно настройки панелей инструментов На вкладке Панели инструментов данного окна можно управлять отображением панелей инструментов (установка/снятие флажка в области Панели инструментов работает таким же образом, как активизация команд подменю Панели инструментов). При необходимости можно добавить новую панель – для этого следует воспользоваться кнопкой Создать. Кнопка Переименовать позволяет переименовать панель, на названии которой в данный момент установлен курсор, а кнопка Удалить предназначена для удаления панели из списка. Кнопки Переименовать и Удалить доступны, только если выделена одна из созданных пользователем панелей (иначе говоря, переименовывать и удалять панели, изначально заложенные в программе, нельзя). На вкладке Команды содержится перечень категорий и список команд (кнопок), соответствующих каждой из них. Для добавления на панель инструментов той или иной кнопки необходимо с помощью мыши перетащить ее из списка команд в требуемое место интерфейса. Если при открытой данной вкладке установить курсор на каком-либо элементе интерфейса (кнопке панели инструментов, пункте меню и т. п.), то на этой вкладке станут доступны кнопки Описание и Изменить выделенный объект. При нажатии кнопки Описание появится краткая справочная информация о выделенном объекте, а кнопка Изменить выделенный объект позволяет перейти в режим просмотра и редактирования свойств выделенного объекта (в данном режиме можно удалить объект, изменить его имя, выбрать значок для кнопки и др.). На вкладке Параметры осуществляется настройка режима отображения меню и панелей инструментов. Установка флажка Стандартная панель и панель форматирования в одной строке позволяет выводить эти две панели не в разных строках, а в одной друг за другом. Флажок Всегда показывать полные меню дает возможность при открытии любого меню видеть все входящие в него команды, а не только те, которые использовались недавно. При снятии данного флажка становится доступным флажок Показывать полные меню после короткой задержки – если он установлен, то полный состав меню будет показан не сразу, а через некоторое время после его открытия. В нижней части вкладки Параметры содержится область настроек Другие. При установленном флажке Крупные значки включается режим отображения увеличенных кнопок на панелях инструментов, его рекомендуется применять пользователям с ослабленным зрением. Флажок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом позволяет при работе со списком Шрифт, который находится на панели Форматирование, показывать название шрифта так, как он будет выглядеть в тексте (то есть названия шрифтов будут представлять собой их образцы). Установка флажка Отображать подсказки для кнопок включает режим отображения всплывающих подсказок для кнопок панелей инструментов при подведении к ним указателя мыши (всплывающая подсказка представляет собой краткое описание функциональности кнопки, ее суть). При этом становится доступным флажок Включить в подсказки сочетания клавиш – если он установлен, то в состав всплывающей подсказки будет включена информация о комбинации клавиш, нажатие которой аналогично щелчку на выбранной кнопке. Из раскрывающегося списка Эффект при выводе меню можно выбрать способ вывода меню на экран при его открытии: По умолчанию, Случайный выбор, Развертывание, Соскальзывание и Угасание. Пункты Строка формул и Строка состояния управляют отображением строки формул и строки состояния. По умолчанию каждый из этих элементов интерфейса присутствует в окне программы. Строка формул находится в верхней части окна под панелями инструментов. В данной строке можно вводить и редактировать формулы, по которым вычисляется то или иное значение. Рассмотрим следующий пример: в ячейку А1 с клавиатуры введем число 10, в ячейку В2 – 15, а в ячейку СЗ – 20. Затем установим курсор в ячейку, например, D5 и в строке формул введем (с клавиатуры либо с помощью команды Вставка ? Функция) выражение =СУММ(А1;В2;СЗ), после чего нажмем клавишу Enter. В результате в ячейке D5 отобразится сумма чисел, содержащихся в ячейках Al, В2 и СЗ, которая равна 45. Если мы теперь изменим значение в любой из этих ячеек, то содержимое ячейки D5 пересчитается автоматически. Что касается строки состояния, то она находится в нижней части интерфейса. Ее удобно использовать, в частности, для оперативного расчета суммы чисел, находящихся в разных ячейках. Для этого достаточно выделить область, содержащую эти ячейки, – требуемый результат отобразится в строке состояния. С помощью команды Колонтитулы формируются и редактируются колонтитулы, которые могут располагаться как в верхней, так и в нижней части каждой страницы документа. Использование команды Масштаб позволяет установить требуемый масштаб отображения текущего документа на экране. При выборе данного пункта меню появляется окно Масштаб, в котором с помощью соответствующего переключателя задается необходимый масштаб. Если предложенные варианты по каким-либо причинам не устраивают пользователя, можно ввести значение в поле Произвольный. Внесенные изменения вступают в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК. Меню Вставка Команды меню Вставка предназначены для вставки в текущий документ ячеек, строк, столбцов, листов, диаграмм, специальных символов, разрывов, функций, примечаний, рисунков, гиперссылок и т. д. С помощью пункта Ячейки можно вставить в любое место рабочего листа (туда, где установлен курсор) ячейку, строку или столбец. При активизации данной команды открывается окно, показанное на рис. 2.8. Рис. 2.8. Окно Добавление ячеек В данном окне с помощью соответствующего переключателя указывается, что именно требуется добавить. При этом ячейки можно вставлять со сдвигом вправо или вниз. Вставку строк и столбцов можно выполнять также с помощью команд Вставка ? Строки и Вставка ? Столбцы соответственно. В текущую книгу Excel можно вставлять листы. Для этого предназначена команда Вставка ? Лист. При ее выполнении в рабочей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистИ, где N – следующий порядковый номер листа. С помощью команды Вставка ? Диаграмма осуществляется переход в режим работы с диаграммами (его описание приведено в разд. 3). Команда Вставка ? Символ дает возможность вставлять в ячейку символы и специальные знаки. При активизации данной функции на экране отображается окно Символ, состоящее из вкладок Символы и Специальные знаки. На вкладке Символы из раскрывающегося списка Шрифт выбирается шрифт, символы которого будут отображены в расположенной ниже таблице. В этой таблице следует выделить нужный символ и нажать кнопку Вставить. На вкладке Специальные знаки приводится перечень символов, которые не вошли ни в одну из таблиц на вкладке Символы. Для создания формул удобно использовать команду Вставка ? Функция. При ее активизации открывается диалоговое окно мастера функций (рис. 2.9), в котором выполняется предварительная настройка формулы. Рис. 2.9. Мастер функций Список Категория данного окна содержит перечень категорий, по которым сгруппированы имеющиеся в системе функции. В области Выберите функцию отображаются функции, соответствующие активной категории. При выборе любой функции в нижней части окна отображается краткая подсказка, характеризующая ее форму записи и назначение. Для выбора требуемой функции следует установить на нее курсор и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно аргументов функции, в котором завершается ее настройка (вводится требуемое выражение и т. п.). Команда Примечание предназначена для вставки произвольных комментариев. Порядок создания и редактирования примечаний рассматривается в разд. 3. Пункты, содержащиеся в подменю Рисунок, позволяют вставить в текущий документ картинку, рисунок, автофигуру, объект WordArt и организационную диаграмму. При активизации соответствующих команд данного подменю на экране отображается либо окно выбора объекта, либо окно, в котором требуется по обычным правилам Windows указать путь к вставляемому файлу. Использование команды Гиперссылка (она вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+К) целесообразно в случаях, когда в текущий документ требуется вставить гиперссылку. При активизации данной команды открывается диалоговое окно Добавление гиперссылки (рис. 2.10). Рис. 2.10. Диалоговое окно Добавление гиперссылки В поле Текст данного окна вводится текст гиперссылки, который будет соответствующим образом выделен в тексте (по умолчанию – синим цветом с подчеркиванием). С помощью кнопки Подсказка на экран выводится окно, в котором можно набрать текст всплывающей подсказки (она будет отображаться при подведении указателя мыши к тексту гиперссьшки). Затем в поле Адрес следует ввести адрес гиперссылки. При необходимости можно создать ссылку на какое-либо место в текущем документе. Для этого с помощью кнопки Закладка нужно открыть окно Выбор места в документе, в котором указать адрес ячейки для гиперссьшки и нажать кнопку ОК. Меню Формат С помощью команд, содержащихся в меню Формат, выполняются операции по оформлению документа. Для перехода в режим форматирования активной ячейки (либо выделенного диапазона) следует воспользоваться командой Формат ? Ячейки, которая вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+1. При выполнении данной команды открывается окно Формат ячеек, состоящее из шести вкладок (рис. 2.11). Рис. 2.11. Окно форматирования ячейки или диапазона На вкладке Число выбирается требуемый числовой формат ячейки и настраиваются его параметры. При этом в поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть содержимое ячейки. Вкладка Выравнивание предназначена для настройки режимов отображения содержимого ячейки. С помощью области Выравнивание осуществляется горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячейки, требуемые варианты выбираются из списков по горизонтали и по вертикали. Если в списке по горизонтали выбрано, например, значение по левому краю (отступ), то становится доступным для редактирования расположенное справа поле отступ, в котором указывается необходимая величина отступа. В области Ориентация задается направление текста (можно расположить текст в ячейке вертикально или под произвольным углом). Флажки переносить по словам, автоподбор ширины и объединение ячеек собраны в область настроек Отображение. При установленном флажке переносить по словам вводимый в ячейку текст будет автоматически переноситься на следующую строку при достижении правого края ячейки. Установка флажка автоподбор ширины позволяет уменьшить размер символов шрифта таким образом, чтобы содержимое ячейки помещалось в столбце. Для объединения двух или более ячеек в одну предназначен флажок объединение ячеек (предварительно следует выделить объединяемые ячейки). На вкладке Шрифт собраны параметры шрифта текущей ячейки (либо группы выделенных ячеек). В соответствующих полях выбирается необходимый шрифт, устанавливается способ его начертания и размер. В поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть текст ячейки при заданных параметрах. С помощью параметров, находящихся на вкладке Граница, настраивается отображение границ ячейки (или группы). В области Линия, которая расположена в правой части вкладки, устанавливается требуемый тип линии границы и выбирается ее цвет. В левой части вкладки определяется область применения границ. На вкладке Вид при необходимости можно выбрать цвет фона текущей ячейки (либо группы ячеек), а также узор, которым она будет оформлена. В поле Образец отображается результат применения выбранных параметров. На вкладке Защита с помощью флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы осуществляется защита ячейки от несанкционированного доступа (редактирования, удаления и т. д.). Следует отметить, что использование данной возможности имеет смысл только в том случае, если действует защита листа (для этого предназначена команда главного меню Сервис ? Защита ? Защитить лист). С помощью команд подменю Формат ? Строка и Формат ? Столбец выполняется форматирование текущей строки и столбца соответственно (текущими считаются строка и столбец рабочей области, на пересечении которых установлен курсор). При выборе пункта Высота (Ширина) открывается окно, в котором указывается требуемая высота строки (ширина столбца). Функции автоподбора предназначены для автоматической установки высоты строки или ширины столбца, которая определяется количеством содержимого самой заполненной ячейки выделенного диапазона. С помощью команд Скрыть и Отобразить можно соответственно скрыть из области просмотра и вновь отобразить текущую строку либо столбец (при этом скрытые данные все равно будут участвовать в расчетах). Пункты подменю Формат ? Лист позволяют управлять отображением текущего листа, его переименованием и выбором подложки (фона). При выполнении команды Формат ? Лист ? Подложка открывается диалоговое окно Подложка, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь к требуемому файлу. Команда Формат ? Стиль используется для применения к ячейке либо выделенной группе ячеек выбранного стиля. При выполнении данной команды появляется окно Стиль, в котором настраиваются параметры стиля, выбранного из раскрывающегося списка Имя стиля. Возможности программы предусматривают выполнение автоматического форматирования выделенного диапазона (таблицы) в соответствии с выбранным образцом. Выбор образца осуществляется в окне Автоформат (рис. 2.12), которое отображается на экране при выполнении команды Формат ? Автоформат. Рис. 2.12. Диалоговое окно Автоформат В данном окне содержится перечень имеющихся в системе образцов форматирования. Для выбора образца необходимо выделить его и нажать кнопку ОК. Не стоит забывать, что предварительно на рабочем листе должен быть выделен диапазон (таблица). Чтобы отменить примененное ранее автоматическое форматирование, следует выбрать в окне Автоформат образец Нет (он находится в самом конце списка, и чтобы его увидеть, нужно воспользоваться полосой прокрутки). Меню Сервис Рассмотрим пункты меню Сервис, в состав которого входят сервисные функции системы, и остановимся на наиболее часто используемых из них. С помощью команды Орфография (она вызывается также нажатием клавиши F7) можно проверить документ на наличие в нем орфографических, грамматических и стилистических ошибок. При активизации команды происходит автоматическое позиционирование на первой с начала документа ошибке с одновременным открытием окна Орфография, в верхней части которого находится фрагмент текста, содержащий ошибку, а в нижней – варианты ее исправления. Нажатием кнопки Параметры открывается одноименное окно, в котором настраивается режим проверки (параметры данного окна идентичны содержимому вкладки Орфография окна настройки программы, которое открывается при выполнении команды Сервис ? Параметры). Одной из важнейших команд программы является Сервис ? Параметры. С ее помощью выполняется переход в режим настройки параметров работы Excel. Внимание! Перед тем как приступить к эксплуатации программы, следует просмотреть и при необходимости отредактировать параметры ее работы. Несмотря на то что предложенные по умолчанию значения удовлетворяют потребностям большинства пользователей, это будет не лишним – возможно, вы обнаружите, что те или иные настройки целесообразно изменить. Окно настройки параметров Excel показано на рис. 2.13. Оно состоит из множества вкладок. Мы не будем подробно рассматривать каждую из них, а остановимся лишь на наиболее важных для начинающего пользователя. Рис. 2.13. Настройка параметров Excel На вкладке Вид настраивается отображение элементов интерфейса Excel. С помощью области настроек Отображать управляют выводом на экран области задач, строки формул, строки состояния и кнопок открытых в данный момент окон Excel на Панели задач Windows. Переключатель Примечание позволяет определить порядок вывода примечаний (они формируются с помощью команды главного меню Вставка ? Примечание или пункта контекстного меню Добавить примечание). Возможен выбор одного из трех вариантов: не отображать (в этом случае примечание не показывается), только индикатор (отображается лишь индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания показывается только при подведении к данной ячейке указателя мыши) или примечание и индикатор (отображается и индикатор, и текст примечания). В большинстве случаев рекомендуется установить данный переключатель в положение только индикатор (это значение используется по умолчанию). Аналогичным образом настраивается отображение графических объектов. Для этого предназначен переключатель Объекты. Возможные значения – отображать, только очертания или не отображать. Параметры отображения активного окна задаются с помощью области настроек Параметры окна. При установленном флажке формулы в ячейках будут отображаться сами формулы, а не их значения. Включить/выключить отображение сетки на экране позволяет флажок сетка. Если установлен флажок нулевые значения, то в ячейках, содержащих нулевое значение, будет выводиться 0 (при снятии данного флажка в таких ячейках ничего не будет отображаться). Флажок заголовки строк и столбцов предназначен для управления отображением заголовков строк, расположенных в левой части рабочей области (обозначены цифрами), и заголовков столбцов, находящихся над ячейками (обозначены латинскими буквами). Флажок символы структуры используется для вывода на экран символов структуры (они отображаются слева от номеров строк и предназначены для облегчения навигации по документу). Включение/выключение отображения горизонтальной и вертикальной полос прокрутки выполняется с помощью флажков горизонтальная полоса прокрутки и вертикальная полоса прокрутки. При установленном флажке ярлычки листов слева внизу рабочей области будут отображаться ярлыки листов (по умолчанию Лист1, Лист2 и ЛистЗ). Для включения режима автоматического разбиения текущего документа на страницы следует установить флажок авторазбиение на страницы. Из раскрывающегося списка Цвет линий сетки можно выбрать любой цвет сетки рабочего листа программы. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто, при котором цвет сетки Excel определяется в соответствии с настройками Windows. С помощью параметров, находящихся на вкладке Вычисления, настраиваются параметры вычислений в документах Excel. По умолчанию переключатель Вычисления установлен в положение автоматически – при этом результат расчета по формуле будет пересчитываться автоматически при каждом изменении формулы или исходных данных. Параметры редактирования данных на листе задаются на вкладке Правка. Чтобы была возможность изменять содержимое ячейки непосредственно в ней (после двойного щелчка левой кнопкой мыши), а не только в строке формул, следует установить флажок Правка прямо в ячейке. При установленном флажке Перетаскивание ячеек можно перемещать и копировать данные путем перетаскивания ячеек указателем мыши. Если установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек, то при перетаскивании перед заменой содержащейся в ячейке информации новой на экран будет выводиться соответствующее предупреждение. Этот флажок доступен только при установленном флажке Перетаскивание ячеек. При снятом флажке Переход к другой ячейке после ввода курсор остается на месте после нажатия клавиши Enter по окончании редактирования (ввода) текста ячейки. Если же данный флажок установлен, то становится доступным поле в направлении, в котором указывается направление перемещения курсора после нажатия клавиши Enter. Например, если в данном списке выбрано значение Вниз (оно установлено по умолчанию), то после нажатия на клавиатуре клавиши Enter курсор автоматически переместится в расположенную ниже ячейку. Конец ознакомительного фрагмента. Текст предоставлен ООО «ЛитРес». Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/dmitriy-doncov/excel-legkiy-start/?lfrom=334617187) на ЛитРес. Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
КУПИТЬ И СКАЧАТЬ ЗА: 49.00 руб.