Сетевая библиотекаСетевая библиотека

Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее

Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее
Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее Танзиля Искандеровна Гарипова Книга тренинг В наше время скоростей и высокой конкуренции любому управленцу необходим человек, который будет его «правой рукой» в бизнесе. Причем постоянно, а не несколько дней в неделю. Многие незаслуженно путают профессию бизнес-ассистента с секретарями или администраторами. Однако разница между ними огромна. Ассистенты в курсе не только всех дел компании, но и мероприятий самого руководителя. Высококлассные специалисты в этой сфере ценятся на вес золота. Но чтобы овладеть этой профессией, потребуются время, желание и усердие. Танзиля Гарипова – предприниматель, экс-ассистент известного миллионера Аяза Шабутдинова, основатель Академии бизнес-ассистентов, обучающей более 500 ассистентов в год по всему миру. Она как никто знает эту профессию изнутри. В этой книге автор поделится уникальными знаниями и собственным опытом работы ассистентом. Танзиля Гарипова Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее © Танзиля Гарипова, текст, 2019 © ООО «Издательство АСТ», оформление, 2019 * * * Инструкция по чтению этой книги Очень важно. Прежде чем начать читать данную книгу, подготовьте для чтения ежедневник и ручку. Подчеркивайте важные мысли, загибайте странички, делайте пометки на полях, выписывайте основные моменты в ежедневник. Помните, все, что вы записываете на бумаге, вы складываете в подсознание. Чтобы получить максимальную отдачу от чтения любой книги и облегчить задачу возвращения к нужным местам в будущем, я подчеркиваю или обвожу все, что мне может снова понадобиться, делаю на полях заметки, которые напоминают мне, почему я выделила именно это место. Это позволяет мне в любое время вернуться в нужное место текста, повторить самые важные уроки и освежить в памяти наиболее интересные идеи, и при этом мне не приходится читать всю книгу заново. Введение Мы живем во время больших перемен: компании банкротятся, появляются новые возможности, открываются новые бизнесы. Однако не всем суждено быть предпринимателями. Все больше сообразительных и талантливых людей предпочитают быть помощниками крупных руководителей. Какая профессия остается востребованной в кризис? Кого в смутное время точно не станут сокращать? Кому будут поднимать зарплату за постоянное и быстрое саморазвитие? Речь идет о бизнес-ассистенте. С такой профессией вы будете необходимы как воздух любому предпринимателю, бизнесмену, политику и депутату. А в кризис особенно ощущается нехватка стоящих кадров. Но как же стать действительно востребованным специалистом, вместо того чтобы продолжать работать за копейки секретарем, которого никто не ценит? Меня зовут Танзиля Гарипова. Я обучаю и трудоустраиваю бизнес-ассистентов для руководителей по всей России и странам СНГ. Почему я этим занимаюсь? Потому что сама прошла путь от начинающего до высокопоставленного бизнес-ассистента. Я работала со многими руководителями, депутатами в Ижевске и Москве. И со временем стала успевать развивать собственные проекты. Несмотря на то что я с детства участвовала в разных проектах и всегда вела активный образ жизни, когда-то я тоже начинала с нуля. И я четко знала, зачем иду работать бизнес-ассистентом, для чего мне это нужно. За время работы с моими руководителями я получила колоссальный опыт, приобрела нужные знакомства, установила большое количество связей, которые в дальнейшем помогли развить уже мои личные проекты. Я начинала с работы с Аязом Шабутдиновым, известным миллионером. Работала в режиме 24/7. Соглашусь, было нелегко: я нервничала, сожалела о принятом решении, думала, что это не мое. Но знаете, на самом деле все оказалось не так сложно. Поставила цель – достигла ее. В результате я серьезно выросла над собой и получила незаменимый опыт, который позволил мне обучать других ассистентов. Как все начиналось? Ко мне стали обращаться мои же коллеги, друзья, знакомые, те, кто видел меня на различных конференциях. Люди подходили ко мне с вопросами. Спрашивали, как я все успеваю, где взять время, энергию, ресурсы и многое другое. В 2016 году я решила, что мои опыт и квалификация позволяют мне начать серьезно обучать бизнес-ассистентов. Коллег и новичков, которые заинтересованы в подобном обучении, с каждым днем становится все больше. А в сутках, к сожалению, всего 24 часа. Вот так и появилась Академия бизнес-ассистентов Танзили Гариповой. Сегодня востребованный бизнес-ассистент получает от 30 до 150 тысяч рублей в месяц (и это не предел). Кроме того, он приобретает колоссальный опыт и большие связи, умение управлять компанией и решать множество задач, выходить из любой конфликтной ситуации. Но как же действующему помощнику достичь таких результатов? И что делать тем, кто только хочет попробовать себя в роли бизнес-ассистента? На эти и другие волнующие вас вопросы я отвечу уже совсем скоро. Какие же темы мы разберем? 1. Кто такой бизнес-ассистент, и подойдет ли вам эта работа. 2. Каким на самом деле должен быть востребованный бизнес-ассистент. 3. Какой опыт и образование необходимы. В первую очередь вы узнаете, чем занимается бизнес-ассистент в реальной жизни. Сколько на самом деле зарабатывает такой специалист, и сколько способен зарабатывать профи. Что делать для того, чтобы ваш труд ценился не только на словах, но и в денежном эквиваленте. Вы также прочтете истории тех, кто уже успешно работает бизнес-ассистентом, и узнаете, какой путь они до этого прошли. И самое интересное: вы увидите обратную сторону медали – к чему нужно быть готовым и что предстоит делать. А еще вы узнаете, как в наиболее сжатые сроки совершить прорыв в своей карьере. Для меня очень важно, чтобы у предпринимателей и крупных бизнесменов были действительно крутые помощники, которые дают результат. Академия бизнес-ассистентов Танзили Гариповой предоставляет эту возможность. Более 100 руководителей уже нашли достойных ассистентов. И я очень этому рада. Глава 1. Кто такой бизнес-ассистент Сможете ли вы стать востребованным бизнес-ассистентом? Да, конечно, если зададитесь целью. Но обо всем по порядку. Бизнес-ассистент – это прежде всего правая рука руководителя. Он в курсе всех дел компании и самого руководителя. Это незаменимый для фирмы специалист, которого руководитель будет по-настоящему ценить. Какие перспективы открываются перед вами при выборе данной профессии? Вы сможете путешествовать по разным городам России и за рубежом. За время работы ассистентом вы приобретете различные связи, которые будут полезны вам и в дальнейшем. Преодолевая трудности вместе с руководителем, вы научитесь легко решать проблемы, если впоследствии они возникнут в вашей жизни. Вы превратитесь в самого эффективного человека в своем круге общения. Это получится автоматически! Приятным бонусом станет постоянно растущая заработная плата. Нужен ли для такой работы дополнительный опыт Конечно. Но если вы готовы развиваться и действовать, если обладаете такими качествами, как стрессоустойчивость и коммуникабельность, если вы улыбчивый и позитивный человек, то эта работа для вас. Круг задач бизнес-ассистента напрямую зависит от руководителя. В каждой ситуации все индивидуально. Приходится выполнять как секретарские, так и менеджерские функции. Это может быть заключение договоров, подписание сделок, продажи, путешествия, ведение графика руководителя, управление социальными сетями, активами, временем и личной эффективностью. На самом деле каждый руководитель сам составляет список задач для своего ассистента. Сейчас я расскажу, как все было у меня. Я начинала свою карьеру осознанно, понимая, на что иду. Первое время работала сутками, не высыпалась. Но так не могло продолжаться долго, поэтому я начала искать инструменты для эффективной работы. Я распределила все задачи и время, делегировала их и таким образом нашла эти самые инструменты, которыми готова поделиться. Любой ассистент может работать как из офиса, так и из дома, в том числе где-нибудь на Канарах. То есть такой специалист не привязан к определенному месту. Это условие оговаривается с руководителем индивидуально при трудоустройстве. У вас всегда будет выбор, где и как вам лучше работать. Есть ли смысл устраиваться на эту должность Конечно есть. Ежедневно я получаю запросы от трех-четырех руководителей, которые ищут стоящего ассистента. Поверьте, в нашей Академии вы найдете руководителя мечты. Для этой должности необязательно быть молодым человеком или девушкой модельной внешности. Хотя это может стать вашим плюсом. Не забывайте, что ассистент способен получать до 150 тысяч рублей. Это кажется вам сказкой? Нет, все вполне реально. Говорю из личного опыта: я сама прошла этот путь и помогу вам его пройти. Однако если вы идете в профессию с нуля или уперлись в потолок своих знаний, то вам просто необходимо «прокачаться». Теперь разберем, подойдет ли вам эта работа, какие задачи могут вас ожидать и каковы издержки данной профессии. 1. Много работы. Интересной работы, которая будет вас развивать. Избегать ее не получится! 2. Если вы не совершенствуетесь и остаетесь в зоне комфорта, то теряете свою продуктивность. 3. Вы испытываете тот стресс, который помогает развиваться. 4. Зачастую из-за работы нет времени на личную жизнь (если неправильно его распределять). Но я расскажу, как их совмещать. Ответьте на вопрос: готовы ли вы большую часть своей жизни посвятить другому человеку? Готовы ли нести ответственность за жизнь другого человека, то есть руководителя? Чем дольше вы работаете на этой должности, тем больше совершенствуетесь, тем жестче становитесь. Вы развиваетесь как личность и профессионал. Итак, что мы узнали: 1. Бизнес-ассистенту не грозит сокращение. Он – востребованный специалист. 2. В такой профессии можно получить множество возможностей, независимо от кризиса. 3. Востребованный бизнес-ассистент – это человек, готовый разобраться в любой ситуации, выдержать любую сложность. Обладает стрессоустойчивостью и коммуникабельностью. 4. В современных условиях вы сможете выбрать место работы: дома, на море либо же в офисе. 5. Ваши навыки и уровень квалификации напрямую влияют на ваш доход. За что на самом деле платят бизнес-ассистенту Все очень просто: ассистент получает доход за сэкономленное время руководителя. Например, вы решили за один день десять задач, а руководитель сэкономил на этом почти пять часов. Вы просто освободили его: грамотно организовали перелет, путешествие, командировку, выступление и т. д. Съездили вместо него на переговоры, продали товар/услугу, перезвонили, ответили, отвезли ребенка в садик. При успешном выполнении всех этих дел в глазах руководителя вы выглядите супергероем, и он готов платить вам деньги. От чего же зависит ваш доход в самом начале карьеры? Нужно показывать высококлассные результаты, брать на себя как можно больше обязанностей, задач и выполнять их в срок, чтобы руководителю не приходилось напоминать вам о них. Тогда он оценит вас и поднимет заработную плату. Это проверено на личном опыте. Без чего невозможно стать высококлассным бизнес-ассистентом? Возьмите блокнот и ручку и по пятибалльной шкале оцените свой уровень качеств и навыков. 1. Тайм-менеджмент и эффективность. 2. Ведение расписания руководителя. 3. Документирование ведомостей руководителя и документооборот в целом. 4. Имидж современного личного помощника. 5. Стрессоустойчивость. 6. Организация поездок и командировок. 7. Деловой этикет. 8. Создание полезного окружения. 9. Умение правильно уволиться с работы. Теперь спросите себя, какие ваши качества и навыки нуждаются в дополнительном развитии. Признайтесь честно, как много оценок ниже 4 вы можете поставить. Тогда вы узнаете, над чем придется поработать. Если готовы выделить время на совершенствование тех или иных качеств, то вперед. Я в вас верю. У вас все получится! Кстати, хочу открыть секрет: уверенность в себе поначалу необязательна. Спросите почему? Потому что в ходе работы вы приобретаете ее автоматически. Уверенность в себе должна на чем-то базироваться. Опираться можно на собственные результаты, которые достигаются исключительно на практике. Вспомните сейчас, чего вы хотите на самом деле и какая работа для вас самая подходящая. Ответьте на вопрос, зачем вам работа ассистентом. А теперь рассмотрим, как можно получить нужные навыки в сжатые сроки. Истории учеников В этом разделе я хочу привести истории моих знакомых, высококлассных ассистентов, которые сделали успешную карьеру. Александра Соломеина До того как стать бизнес-ассистентом, работала в салоне МТС. Ей не нравилась нагрузка от начальника, которому платили больше, чем ей. Она чувствовала себя птенцом, который может летать, но боится и пока не знает, на что способен. После освоения азов работы бизнес-ассистентом ей удалось набраться смелости, уволиться и начать искать работу, которая бы действительно радовала. Главный вывод: если знаешь, что будешь жалеть о чем-то, чего не попробовал, то обязательно стоит делать это. Находить время, деньги, связи, ресурсы, и тогда не придется жалеть. Екатерина Смирнова За время пребывания в Академии бизнес-ассистентов проработала 18 тем, выполнила более 70 практических заданий, которые пригодились даже в личной жизни. Самое главное, чему она научилась за полтора месяца, – это умение нести ответственность за свою жизнь. Не говоря уже о навыках планирования, в котором она чувствует себя настоящим асом. Дарья Красовицкая Только начинала работу ассистентом удаленно (да, это возможно), когда ее руководитель предложил принять участие в курсе обучения. Она получила четкое представление о работе бизнес-ассистента, что позволило ей с уверенностью и легкостью решать любые задачи своего руководителя. Сейчас она рекомендует курс всем начинающим специалистам, ведь он дает фундаментальные знания. Галина Козлова Когда прошла курс, обнаружила, что это настоящий кладезь знаний и инструментов для успешной жизни. Ее радовал профессионализм всех, кто был причастен к этому проекту. Глава 2. Как успешно пройти собеседование Резюме. Именно по нему сложится первое впечатление о вас. Как правильно составить профессиональное резюме? На что обращают внимание рекрутеры? Обычно на то, чтобы просмотреть резюме, выделяют примерно 20 секунд. Поэтому важно, чтобы оно было не громоздким, но читабельным и информативным. Укажите ФИО (большими буквами), контактные данные, общую информацию (дату рождения, семейное положение, наличие детей и их возраст). Укажите опыт работы: период (месяц и год начала и окончания работы), полное название компании и сферу ее деятельности, вашу должность (перечисляйте компании по принципу от последнего места работы – к первому). Если все еще работаете – не указываете период окончания. Опишите ключевые задачи, которые выполняли в этой компании (но не слишком многословно). Приведите информацию о своих достижениях (например, увеличили оборот фирмы, освободили 40 % времени руководителя). Напишите, какие навыки получили, но тоже сжато и информативно. Обязательно укажите информацию об образовании (годы обучения, название учебного заведения, факультет, специальность, квалификацию), приведите данные сертификатов о прохождении курсов, если они имеют отношение к работе, перечислите полученные знания и навыки. Перечислите личные качества (например, стрессоустойчивость, внимательность, нацеленность на результат; слишком много писать в этой графе тоже не стоит). Укажите, есть ли у вас водительское удостоверение и личный автомобиль. Фотографию можно прикрепить отдельно или вставить в резюме. На фото вы должны быть в одежде делового стиля, без избыточного макияжа. Резюме не обязательно делать в Word, на специализированных сайтах есть удобные конструкторы. Рекрутеры реагируют на стилистику резюме, а также на данные о последнем месте работы и опыте (если в этом фрагменте есть ответы на все интересующие их вопросы – далее могут не читать). Графа «Опыт» должна быть достаточно информативной и не слишком перегруженной. Если ключевых навыков не видно, то рекрутер может просто потерять интерес. HR часто сам выходит на ваше предыдущее место работы и узнает характеристики, но неплохо иметь хорошую рекомендацию от бывшего руководителя. Сопроводительное письмо не стоит писать шаблонно, как и перегружать его. Итак, вы разместили резюме в поисковике, работодатель нашел его, заинтересовался и пригласил на собеседование. Первое взаимодействие с потенциальным работодателем происходит при телефонном разговоре. Обязательно уточните, на какую должность вас приглашают, задайте вопросы по условиям работы (но не слишком много, подробности лучше отложить до личной встречи). Если позиция не подходит – вежливо и аргументированно откажитесь. Нужно оставить после себя хорошее впечатление. Обязательно запишите имя и фамилию сотрудника, а также контактный телефон, по которому вы сможете с ним связаться. Если у вас не получится прийти на собеседование по той или иной причине – предупредите звонившего об этом. Уместно попросить выслать письмо-подтверждение, в котором указаны время собеседования и адрес его проведения. Не опаздывайте на встречу. Руководители очень этого не любят и могут отказать в прохождении собеседования. Спланируйте время заранее, с запасом. На собеседование важно взять резюме в двух экземплярах, паспорт (для прохождения через пункт охраны), можно взять диплом об образовании (интересуются нечасто), сертификаты о прохождении любых тренингов и обучения, связанных с работой. Не стоит брать документы, не имеющие отношения к должности (например, сертификат тренера по йоге и т. д.). Важно знать ключевую информацию о компании: вы сможете продемонстрировать серьезность намерений. Вы должны понимать специфику компании, сферу занятий. Узнайте о работодателе заранее. Слишком много фактов заучивать не нужно, достаточно базовых (дата создания, основатель, род занятий). Своей осведомленностью вы сможете приятно удивить работодателя, и это добавит вам плюсов. Внешний вид. Обдумайте заранее, в чем вы отправитесь на собеседование. Одежда должна соответствовать должности, на которую вы претендуете. Приветствуется опрятная одежда в деловом стиле или smart casual, строгий костюм. Прическа должна быть опрятной, а руки – чистыми, как и обувь (если на улице грязно, то, прежде чем войти в офис, протрите обувь губкой). Неприемлемы хозяйственные сумки, пакеты, рюкзаки! Нужно выглядеть максимально аккуратно, даже если проходите собеседование на должность грузчика. Прохождение собеседования. Приходите раньше назначенного срока на 10–15 минут, не более. Это необязательно, но служит признаком хорошего тона. Прийти раньше лучше, чем опоздать даже на одну минуту. Обязательно поздоровайтесь, представьтесь. Можете отметить, что в офисе уютная атмосфера. Нужно быть максимально вежливыми. Можете здороваться со всеми, кого встречаете в офисе, – это признак хорошего тона. Отключите свой телефон, звонок на собеседовании недопустим. Необходимо сесть так, чтобы ваше лицо было обращено непосредственно к собеседнику. Вам должно быть максимально удобно, чтобы ничто не отвлекало от процесса. Руки на столе, ни в коем случае не скрещивайте их: это закрытая поза и она подсознательно отталкивает. Поза должна быть максимально открытой и расслабленной. Не перебивайте собеседника! Убедитесь, что он закончил вопрос, возьмите небольшую паузу (две-три секунды) и вдумчиво отвечайте. Если вы не расслышали вопрос или он не совсем понятен, то извинитесь и попросите повторить. Не отвлекайтесь (не разглядывайте часы, маникюр), смотрите на собеседника и слушайте максимально внимательно. Отвечая на вопрос, не приводите ненужные подробности, говорите две-три минуты максимум, если вопрос емкий и вам есть что рассказать. Избегайте односложных ответов вроде «да», «нет». Старайтесь высказать свою точку зрения более подробно и развернуто. Заранее продумайте ответы на вопросы работодателя. Есть много стандартных вопросов, которые часто задают HR. Нужно говорить максимальную правду, сглаживая острые и неприятные углы. Никогда не отзывайтесь негативно о коллегах и руководителе! Лучше ограничиться нейтральными высказываниями (например, на прошлой работе не было карьерного роста, неудобный график, далеко от дома). Ниже представлены наиболее распространенные вопросы и информация о том, как на них лучше отвечать. • «Почему вы хотите работать именно в нашей компании?» Вы должны заверить собеседника, что хотите работать именно у них и компания выиграет, получив такого специалиста, как вы. При этом нужно хорошо понимать род занятий компании. Не бойтесь взять паузу и обдумать ответ. Но лучше приготовиться заранее, этот вопрос очень важен. • «Назовите три плохих качества вашего бывшего руководителя». Лучше уйти от разговора о работе, можно сослаться на личностные качества (не сошлись характерами). • «Какую пользу ваша деятельность может принести компании?» Подумайте, чем вы можете помочь руководителю. Ассистентов часто нанимают, чтобы освободить его от повседневных мелких задач и позволить работать над более глобальными. От вас хотят услышать именно о такой пользе. • «Назовите свои самые большие достоинства и слабости» или «Назовите три своих недостатка». Не нужно засыпать работодателя слишком большим количеством достоинств. Достаточно трех-пяти комплиментов самому себе, не больше. Что касается слабостей, то нельзя говорить, что их нет. Выберите самые некритичные недостатки и озвучьте. Хороший пример слабостей – история из личного опыта, когда вы смогли вовремя исправить ошибку и на результат работы она не повлияла. Работодатель оценит это. • «Ваши самые большие достижения как специалиста. Ваши самые большие неудачи». Специалисты, работающие в сфере продаж, приводят примеры о том, какой процент рынка они завоевали; юристы сообщают о заключении сложных сделок, выигранных процессах. Главное – не называть слишком много пунктов в каждом вопросе. Важна умеренность. Одно-два достижения, одна неудача. Неотъемлемая часть большинства собеседований – тесты или практические задания. Большинство из них относятся непосредственно к работе, но бывают и психологические, чтобы можно было определить ваш психотип или темперамент. В них нет ничего страшного или особенно сложного. В ряде серьезных компаний есть служба безопасности, сотрудники которой могут проверять кандидатов на полиграфе. Ваши вопросы. После того как вы прошли тесты и ответили на вопросы, вам предложат задать свои вопросы. Какими они могут быть? Любой пустяк может оказаться важным. Работа должна вас устраивать. Можете уточнить график работы, пол руководителя, функциональные обязанности (им нужно уделить много внимания, выясните, есть ли нестандартные). Можно задать вопрос относительно зарплаты, мотивационной части. Вы должны понимать, за какие деньги будете работать. Узнайте о соцпакете компании, чтобы не расспрашивать о бесплатных обедах и спортзале. Так будет проще, и вы не покажетесь мелочным человеком. Спрашивая о графике работы, объясните, что вы не против переработок (если это так), но вам нужно выстроить свой график. Важно быть максимально честным. Рассказ о себе. В этом случае не рекомендуется слишком сильно углубляться в биографию. Расскажите об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и качествах. Рассказывайте то, что имеет отношение к вашей должности. Можно рассказать о своем хобби, но не вдаваясь в подробности. Завершение собеседования. Поблагодарите интервьюера. Уйти нужно вежливо и красиво, будьте максимально учтивыми. Иногда компании проводят стресс-интервью (HR ругается, задает некорректные вопросы). Абстрагируйтесь, вычлените из вопросов ценную информацию и спокойно отвечайте. Глава 3. Каким должен быть идеальный помощник Кто такой бизнес-ассистент? Это многорукий многоног; джинн, который может выполнить любое желание; солдатик, в режиме 24/7 находящийся на страже времени руководителя, готовый полностью отдавать ему свои время и силы, посвятить ему свою жизнь. Это всемогущий и незаменимый человек, всегда знающий, что делать, для которого нет ничего невозможного. Его задача – все успевать и быть готовым в любое время решать любые задачи. Ассистент должен понимать, ради чего работает. Он постоянно служит своему руководителю. Но это не значит, что помощник – раб. Служение и рабство – два разных понятия. Если вы готовы долгие годы служить своему руководителю, это послужит вам во благо и выльется в благодарность. Я считаю, что пока нет 20-летнего опыта работы, ассистента можно считать молодым, поскольку, общаясь с бизнес-помощниками высокого ранга, понимаю, что даже я не дотягиваю до их уровня. Но они говорят, что работают с 16 лет и все это время развиваются. Эти ассистенты подолгу сотрудничают с одним руководителем. Их больше уважают, доверяют. За хорошую выручку или экономию им могут дать премию и 300, и 400, и 500 тысяч. Я желаю каждому из вас найти самого лучшего руководителя, с которым вы будете развиваться и ни о чем не жалеть, который по достоинству оценит вашу работу. Вообще не просите через пять лет работы денежных премий, вас в любом случае поощрят. Благодарность руководителя помимо премий может выражаться и не в денежном эквиваленте (например, доля в компании). Я знаю очень много случаев, когда бизнес-ассистенты становились гендиректорами, но до этой должности нужно дорасти. Но все ассистенты растут именно в сфере управления, поскольку знают нюансы работы руководителя. Когда ассистент проходит через все этапы сам, он очень быстро и легко вырастает. Кроме того, ассистенты могут работать ради получения таких благ, как связи, имя. Работать с руководителем престижно. Выбирайте перспективных людей, постоянно развивающихся, на которых вы хотите равняться. И это приведет вас к лучшим результатам. Ниже приведен перечень важных аспектов работы бизнес-ассистента. 1. Папка «РУКОВОДИТЕЛЬ». Каждому из вас сразу после начала работы необходимо завести папку «РУКОВОДИТЕЛЬ». В ней должны храниться все ваши заметки, документы, копии страниц паспорта (в том числе заграничного), визы. В папке нужно хранить всю информацию, которая касается детей, супруга(и), любовниц руководителя, его предпочтений. Папка всегда должна быть при вас. В случае увольнения вы сможете спокойно ее передать преемнику, поскольку, вероятно, у вас будет уже другой руководитель и эта папка станет для вас неактуальной. 2. Связь 24/7. Проследите, чтобы с вами можно было связаться в любой момент. 3. Контакты службы доставки. Их услугами пользуются достаточно часто. Вбейте в поисковик «экспресс-служба доставки» и увидите ряд ссылок. В Москве самая оперативная, по моему субъективному мнению, и самая адекватная по цене – «Достависта». Список таких служб пригодится, когда либо вы не успеваете доставить, либо ваши курьеры по тем или иным причинам не поедут, а заказ нужно выполнить срочно. 4. Оплата тех или иных услуг. Помните, что вам не всегда будут доверять денежные средства или доступ к банковским картам. Последний ограничивают во избежание соблазна, поскольку на карте могут храниться достаточно большие суммы. В любом случае вы должны оговорить, как будет осуществляться финансирование того или иного проекта: либо оплата наличными, либо через карту (тогда вы должны получить доступ), либо только безналом по счетам. Возможно, позже в практику войдут биткоины, но пока это, конечно, новшество. Самое главное: вы должны знать размер лимита и того, кто будет платить по проекту. Это поможет предотвратить различные неприятные ситуации, например при бронировании мест в отеле. Академия занимается тем, что помогает руководителям подбирать сотрудников, правильно их мотивировать в своей компании. Какими качествами характера должен обладать бизнес-ассистент? Прежде всего активностью, внимательностью и находчивостью. • Формирование команды и управление персоналом по методу «Соматип+». • Расстановка по местам в зависимости от индивидуальных особенностей. • Формирование эффективной команды управления. • Ротация кадров в зависимости от изменения этапов развития бизнеса. Бизнес развивается поэтапно: стартап, стабилизация, рост, кризис. На каждом этапе нужны разные руководители и помощники. Расстановка основывается: • на особенностях физиологии (соматипе); • подсознательных ценностях; • уровне развития. Качества бизнес-ассистента: • Негативный или позитивный (по характеру). Позитивный может воспринимать любую ситуацию слишком оптимистично. Руководителю придется уравновешивать такого помощника своим негативом. • Активный или пассивный. Слишком активный человек может забывать многие вещи. Помощнику приходится следить за процессом работы. Чтобы делать это эффективно, надо быть спокойным. • Экстраверт или интроверт. Экстраверт активен, много жестикулирует, бегает, общается с большим количеством людей. Набирает текст быстро и часто пропускает буквы. Внимание интроверта направлено внутрь, он более внимателен. Но уровень коммуникации такого помощника будет более низким. Кроме того, интроверту сложнее перестраиваться под новые ситуации (он привык действовать в одном режиме), трудно передавать указания другим сотрудникам. Умения и навыки бизнес-ассистента: • Составление графика. • Напоминания. • Контроль и планирование. • Работа переводчиком. • Ведение документации. • Организационные вопросы. • Поиск необходимой информации. • Оперативное решение возникающих проблем. • Контроль над работой структурных подразделений. • Представление босса на деловых встречах. Как видите, некоторые пункты списка противоречат друг другу. Людей, обладающих всеми этими умениями и навыками, скорее всего не существует. В частности, одна половина навыков подходит интроверту, другая – экстраверту. Например, с ведением документации лучше справляется пассивный усидчивый человек. Он хорошо все помнит, не отвлекается на посторонние дела. Соматипы Руководителям часто нужен человек, обладающий всеми перечисленными умениями и навыками. Но таких людей попросту не бывает. Две функции совмещать сложно, три – невозможно! Однако эта задача решаема. Вы должны знать свой психотип и понимать, какой тип руководителя вам подходит. С некоторыми типами вы просто не сможете работать. Как можно узнать о себе больше? Следует определить свои врожденные качества, соматип. Это тип телосложения человека, определяется на основе антропометрических измерений. Зная его, можно понять, какой у человека характер, определить его мотивацию и особенности взаимодействия с людьми (табл. 3.1). Люди относятся к царству животных. Животные отличаются друг от друга: волк может пробежать 100 км, питаясь только мясом, а коала не ест мяса и днями висит на ветке. Так и люди могут иметь разные типы нейроэндокринной системы. Таблица 3.1 У каждого типа преобладает деятельность той или иной группы желез внутренней секреции: • гипофиза; • щитовидной железы; • тимуса (вилочковой железы); • паращитовидных желез; • надпочечников; • поджелудочной железы; • яичек (яичников). Именно гормоны отвечают за наше телосложение, по которому можно определить и соматип. Адреналиновый тип (воин, спортсмен, победитель). Характерны активность, повышенная агрессивность, способность к мобилизации, негативная оценка. Чаще всего имеют светлые волосы, белую кожу, нередко много шрамов. Отличаются обостренным чувством справедливости, постоянно находятся в напряжении. С таким руководителем тяжело взаимодействовать, он гиперактивен и гипернапряжен. Заставляет очень много работать, хоть и сам вкладывается не меньше. Представители: Пинк, Владимир Путин, Джейсон Стэтхем, Майк Тайсон. Профессии и область деятельности: спортсмены, военные, медики. Технические специальности: лесорубы, механики. МСГ-тип (эмоции, красота, энергичность). Характерны стимуляция внимания, усиление положительных эмоций, хорошая кратковременная память. Яркая внешность, среднее телосложение. МСГ-люди очень активны, но эгоистичны и своевольны. В целом это редкий тип. Представители: Анжелина Джоли, Пирс Броснан, Джордж Клуни, Рональд Рейган. Профессии и область деятельности: пиар и публичность. Начальники и министры, спортсмены, режиссеры. Артисты, телеведущие, политики и журналисты. Инсулиновый тип (красота, гармония, творчество). Часто характерен повышенный уровень эстрогенов. Это хорошие помощники для руководителя. Средний рост, гармоничное сложение, широкие бедра. Люди этого типа спокойные и приятные в общении. Отличаются эмпатией, слабой агрессивностью, стремлением к комфорту, способностью к творчеству. С ними комфортно работать, благодаря чему они и делают карьеру: всем нравятся, и их продвигают. Инсулиновые – хорошие помощники для руководителя, могут легко подстроиться под других. Представители: Ани Лорак, Моника Белуччи, Роман Абрамович. Профессии и область деятельности: художники, артисты, дизайнеры, косметологи, архитекторы. Гостиничный бизнес, строительство, бизнес в сфере развлечений. Соматотропный тип (ученый, философ, стратег). Характерны высокий рост и худоба. Длинные руки и пальцы, длинные ноги, удлиненные, благородные черты лица. Отличаются педантизмом, системным мышлением, контролем. Представители этого типа: Ума Турман, Ирина Хакамада, Хью Лори, Стив Джобс. Профессии и область деятельности: все, что связано с контролем и анализом. Госструктуры, строительство, хронометрия, стратегия и анализ. Некоторым руководителям тяжело планировать и анализировать. Они нуждаются в помощниках именно соматотропного типа. Но людям этого типа сложно подстраиваться к новым условиям, им требуется время. Окситоциновый тип (организатор, учитель). Для женщин характерны широкие плечи, массивная грудная клетка, большая грудь и стройные ноги. Отличительные черты личности: позитив, амбиции, панорамное видение, щедрость, доброта. Из них получаются лучшие руководители, чем помощники. Представители: Джон Траволта, Дональд Трамп. Профессии и область деятельности: бизнесмены, политики, начальники, педагоги, философы, дипломаты; издательская и юридическая деятельность. Тиреоидный тип. Характерен небольшой или средний рост. Не набирают вес, имеют активный обмен веществ. Людям этого типа свойственна общительность, предприимчивость, они любят вступать в контакт. Отличаются беспокойством, нервозностью, любопытством. Легко подстраиваются под ситуацию, любят изменения. Это идеальный тип для помощника. Представитель: Билл Гейтс. Профессии и область деятельности: консультанты, журналисты (переводчики), коммерсанты; коммуникация, установление связей, работа с информацией, общение и посредничество. Мелатониновый тип (эмоции, забота, защита). Характерны пассивность, склонность к депрессиям, чувствительность, умение видеть детали, заострять на них внимание. Люди этого типа нередко отличаются занудством. Девушки медленные, с немного отечным лицом и рыхлым телосложением. Представители: Дастин Хоффман, Михаил Ефремов. Профессии и область деятельности: бухгалтеры, медсестры, повара, программисты, ювелиры, часовщики (высокоточное производство). Проще всего быть ассистентом людям тиреоидного, инсулинового, МСГ-типа. Тиреоидному типу подходит окситоциновый руководитель. Инсулиновому – все, кроме соматотропного. Мелатониновому помощнику подходит соматотропный руководитель. МСГ – все, кроме мелатонинового. Адреналиновому – инсулиновый. Окситоциновому типу лучше вообще не быть помощником. Силы, которые управляют миром Выше в таблице мы упоминали пять сил, которые управляют миром: власть, деньги, секс, контакты, идея. Поговорим о них более подробно. В каждом человеке преобладают одна-две силы, изредка три. Если мы знаем свою силу, то благодаря ей можем получить все остальные. Например, с помощью власти можно заработать деньги, найти друзей и женщин. С идеями можно прийти во власть и получить деньги и друзей. Определить преобладающую силу поможет анализ тела. Люди власти среднего или невысокого роста, плотного телосложения (крепкие, но не полные). Люди денег – женщины этого типа имеют тонкую талию, выраженные бедра, большие грудные железы. Мужчины похожи на булыжники. Это «тяжелые» люди. Люди секса светлые, хрупкие, их рост выше среднего. Среди отличительных черт характера – структурность и планомерность. Хороши как помощники, но трудно подстраиваются под изменение ситуации. Прекрасно работают со спокойным руководителем. Люди контакта кругленькие, среднего телосложения, очень мягкие, без острых углов. Шатены или шатенки. С ними очень комфортно общаться. Очень гибкие в коммуникации. Люди идей узловатые, похожи на деревья. Конечности длинные, лица вытянутые. У них легко получается создавать новые технологии. Людям денег подходит руководитель из людей власти. «Контактам» – руководитель с преобладающей силой секса. Людям идей – «контакты». Люди власти хорошо работают с руководителем «идейного» типа. Человек каждого типа лучше подходит для одного из четырех этапов развития бизнеса. Важно определить свой тип, а также понять, насколько вы соответствуете своей компании и тому этапу, на котором она находится. Данная информация, в свою очередь, позволит определить тип начальника, с которым вам легко будет работать. Портрет идеального ассистента Важно делать три-четыре дела одновременно, то есть уметь работать в режиме многозадачности. Помимо этого руководитель всегда обращает внимание на услужливость ассистента. Это то внимание, которое он уделяет руководителю. Как он рассказывает о себе, своих особенностях и предыдущих руководителях. Устраиваясь на работу, помните: нельзя плохо говорить о предыдущем руководителе, компании, в которой вы работали. Нужно сделать выводы и идти дальше. Работать бизнес-помощником дано не каждому. Да, можно устроиться по объявлению в газете, но не стать настоящим ассистентом. Все дело в понимании мыслей вашего руководителя: важно познакомиться с ним как можно ближе, наладить взаимосвязь, чувствовать его, понимать с полуслова, следить за потребностями. Бизнес-ассистент – своего рода экстрасенс. Вы должны быть всемогущим, всевидящим и всепредугадывающим человеком (для примера – вам нужно предугадать погоду, настроение руководителя, знать, какой костюм ему лучше надеть). В свое время мы подбирали бизнес-ассистента для Михаила Дашкиева, одного из основателей бизнеса молодости. Михаил говорил: «Не зря меня раздражают люди, которые любят жаловаться. Раздражает, когда люди начинают ныть, что-то не договаривают. Они не справляются со своими задачами». Задача ассистента – выполнять требования руководителя в минимальные сроки, делать работу качественно и при этом задавать поменьше вопросов. Этому нужно учиться. Кроме того, важно как можно тщательнее вести документооборот. Об этом мы еще подробно поговорим в главе 9. Обязательно нужно уметь пользоваться такими офисными программами, как Excel и Word. Если что-то вызывает затруднения, то посмотрите настройки программы, почитайте справку. Можно применить хороший инструмент – Google. Например, дать такой запрос: «О’кей, Google, подскажи, как сделать формулу». Важно уметь учиться самому. Еще, допустим, вам дали задание набрать текст, а вы делаете это медленно. Потратили три часа, в то время как другой ассистент может сделать то же самое за час. Если так, то необходимо пройти специальные курсы по увеличению скорости набора. Полученный навык поможет сэкономить время. Незнание английского языка – большой минус. Начните изучать язык, а если знаете его, то повышайте уровень. В целом уровень рабочей нагрузки и круг задач могут быть абсолютно разными. Многие руководители, будучи менеджерами высокого уровня, имея собственные компании, умеют правильно формировать должностные обязанности. Однако работа бизнес-помощника подразумевает выполнение великого множества совершенно разных обязанностей. Даже если мойка авто в них не входит, спустя полгода работы вы не имеете права отказаться. Многие ассистенты удивляются, почему руководитель просит их заварить кофе, чай. В этом нет ничего страшного – ассистент должен быть готов и к такому. В компании, где я работала, в холдинге чай себе заваривали и руководители, и ассистенты – это было нормально. Иногда на собеседовании я проверяю соискателя: например, скину на пол ручку, разолью чай. И смотрю, что будет делать человек. Уже на этом этапе нужно показать себя с лучшей стороны. Ассистент – это услужливый, гибкий человек, который обязан делать все. Если же он чего-то не умеет, то должен искать соответствующую информацию в Интернете. Руководитель все прекрасно понимает: если вы не разбираетесь в какой-то сфере, то он обратится либо к профессионалам, и это будет качественно выполненная работа, либо к начинающим специалистам за меньшую плату, чтобы сэкономить средства. Когда я говорю об услужливости, то имею в виду не только чай/кофе/свежую прессу в правом углу стола. Старайтесь обращать внимание и на привычки своего шефа. В моей практике был случай, когда руководителя раздражало, что его ассистентка ставила мусорную корзину не в том месте. Казалось бы, мелочь, но когда такое происходит изо дня в день, это ужасно раздражает и даже может вылиться в конфликт. Поэтому вам как человеку, который бережет время руководителя, очень важно знать о нем все: его интересы, вкусы, принципы и т. п. Необходимо делать все так, чтобы руководителю было комфортно. Например, моя помощница всегда знает, когда я появлюсь на работе. И на моем столе всякий раз стоит горячий зеленый чай со сливками. Это же так здорово, настроение поднимается! А что такое хорошее настроение вашего руководителя? Это успех компании и ваше хорошее настроение в том числе. После моего очередного поста на эту тему многие читатели начинают причитать: «Ох, как много должностных обязанностей у вашего ассистента! Не выкладывайте эти данные в Сеть, иначе все руководители будут загружать своих помощников». Но ведь необязательно делать какие-то вещи ежедневно! Нужно просто сразу шире смотреть на свои возможности. Если вы не занимаетесь личными делами руководителя – предложите ему это. Например, можно предложить забрать из сада/школы его детей. Он будет приятно удивлен. Многие руководители даже не знают, что помощника можно попросить съездить за продуктами. Это не значит, что он переходит в категорию домработников. Просто круг привычных обязанностей слегка расширяется. Всегда давайте немного больше, чем от вас требуется и ожидается. Это касается не только работы. Бизнес-ассистент – это, как мне кажется, жизненная профессия. Она значительно отличается от всех остальных. Помощник руководителя не уходит домой ровно в 18 часов, эта должность предполагает гибкий график. Бывает, моя помощница находится в офисе до 12 часов ночи. Я работаю – она работает. Я привожу ее к себе домой, чтобы она помогала и по хозяйству, поскольку я просто физически не успеваю все делать сама. Но она приходит на работу в 9.30, невзирая ни на что, ведь опоздание даже на пару минут грозит большим и жестким штрафом. Постарайтесь выработать комфортный для вас график, чтобы все успевать. Как правило, руководителем становится тот, кто делает чуть больше, чем все остальные, и умеет взять на себя ответственность. У него много задач, и часть из них нужно делегировать. Именно для их решения и нужен помощник (пусть даже некоторые из них и не указаны в должностных инструкциях). Статус помощника в компании Могут ли у ассистента быть лишние амбиции, мешающие адекватной работе на этой должности? Что означает для помощника поднять свой статус? Одна моя знакомая, работающая ассистентом, говорила: «Я стремлюсь сделать так, чтобы ни один вопрос не решался без меня». Она сделала так, чтобы все основные процессы (связанные с журналистами, типографией, бухгалтерией) замыкались на ней, и не скрывала, что для нее очень важно чувствовать собственную значимость в компании. Но как повысить свое влияние, до каких пределов стремиться к этому? Устроившись на работу, помощник лишь по прошествии времени понимает, кто он и чем обязан. Многие новички жалуются, что не понимают, какие задачи выполняют. Им кажется, что они делают все! Это нормально. Ассистент – копия руководителя. Важный нюанс: у многих помощников, поработавших какое-то время, раздувается эго. Такое случается из-за того, что только ассистент имеет возможность большую часть времени тесно взаимодействовать с руководителем, в отличие от остальных сотрудников. Постарайтесь пресечь у себя недостойные устремления. Есть хороший анекдот, демонстрирующий разницу между крутым ассистентом и помощником обычного уровня. Помощник зашел к своему руководителю и спрашивает: – Александр Сергеевич, почему вы платите мне 30 тысяч, а Петру в три раза больше? Руководитель смотрит в окно и говорит: – Василий, вон, видишь, на горе повозка стоит? Кто бы это ни был, он уже два часа с места тронуться не может. Вася отвечает: – Да-да, сейчас я пойду и все узнаю. Через какое-то время возвращается к Александру Сергеевичу и говорит: – Стоит, потому что повозка сломалась. – Иди и узнай, чем мы можем помочь. Вышел помощник. Возвращается снова: – Возница говорит, ничем помочь не можем. – А что у него в повозке-то? – Не знаю. – Так сходи узнай! Василий вернулся и говорит: – Рыбу везут. Стерлядь! Руководитель отвечает: – Хорошо, позови сюда Петра. Приходит Петр, и Александр Сергеевич просит его: – Пойди узнай, что за повозка, два часа уже стоит. Петр идет к вознице. – Здравствуйте! – Здравствуйте! – Что случилось? – Сломался! – Что везете? – Рыбу. – Какую? – Стерлядь. – Рыба мороженая? А давайте мы у вас ее выкупим? А на эти деньги вы повозку почините, поедете дальше. Все равно рыба пропадет и куда ее девать? Согласны? – Согласен. Петр возвращается к Александру Сергеевичу и говорит: – Мы сейчас заработаем 20 тысяч рублей. У них в повозке рыба. Рыбу покупаем по самой низкой цене, ниже рыночной. Я уже нашел, кому ее перепродать. Согласны? – Согласен. Подтверждаю. Руководитель подходит к Васе и спрашивает: – Теперь понял, в чем разница? А вы понимаете разницу между крутым ассистентом и помощником обычного уровня? Этот анекдот показывает, как важно думать на три шага вперед, сразу принимать несколько решений, брать на себя инициативу. Вам нужно развиваться и вести руководителя за собой. Вы как ассистент обязаны знать даже больше, чем он. И предугадывать. Руководитель занимается стратегическим управлением компании, выводит ее на новый уровень. А вы служите для него опорой, фундаментом, без которого руководитель не справится. Представьте, что стали незаменимым ассистентом. Тогда вопрос об увольнении даже не будет подниматься. У вас будет стабильная работа, на которой вы сможете расти, развиваться, устанавливать новые связи и получать много разных бонусов. Поймите это и всегда идите вперед. Читайте не только высокодуховную художественную, но и бизнес-литературу, книги о тайм-менеджменте. Подпишитесь на различные интересные рассылки: Forbes, новости рынка, на котором работает ваша компания, читайте об этом. Принимайте новые решения и реализуйте в жизнь. Развивайте не только исполнительное, но и стратегическое мышление. Делайте из себя руководителя, который бы думал на несколько шагов вперед, как в шахматах. Принимайте самостоятельные решения и не задавайте много вопросов. Это пригодится в жизни и работе. Ваша зарплата будет расти как на дрожжах. Разговаривайте языком решений. Важно развивать оба полушария мозга. Этому очень помогает игра в шахматы или такое упражнение: начните писать одно предложение левой и правой рукой поочередно. Сначала справа налево, затем наоборот. Увидите: это простое упражнение поможет вам находить решения неразрешимых задач. Уже через три недели вы начнете мыслить по-другому. Начните прямо сегодня. Например, запишите короткий рассказ о себе: как вас зовут, сколько лет, откуда вы, о чем мечтаете. Типажи помощников Иногда людям не хватает уверенности в себе. Нередко это явление корнями уходит в детство, ведь многих родители с юных лет держали в строгости: этого не трогай, того не делай. Нужно работать над собой и убирать эти ограничения. Следующие несколько пунктов я взяла из книги «Продай себя дорого» Джо Джирарда. 1. Каждый день говорите себе: я уникален. Такого, как я, больше нет на планете. 2. Никогда не делайте ничего, за что впоследствии вам будет стыдно. 3. Живите в равновесии со своим внутренним миром. (Это очень влияет на самооценку. Нужно любить себя, поощрять себя. Не идти против своей воли.) 4. Не бойтесь время от времени шлепнуть себя по заду. (Важно постоянно критиковать себя. Анализируйте прошедший день: что я сделал и мог бы сделать еще.) 5. Живите так, чтобы вам хотелось стать другом самому себе. (Это правило поможет полюбить себя и изменить отношение других людей к вам. Люди считывают то, что вы излучаете, ведь весь мир – это энергия. Нужно просто идти вперед, постоянно расти! Когда вы достигнете определенного уровня развития – сможете помогать другим.) Могут возникать апатия, хроническая усталость. Вам может казаться, что вы сбиваетесь с пути и не понимаете, куда двигаться дальше. Ничего страшного – такое бывает у всех. Нужно работать над собой: брать уроки ораторского и актерского мастерства, изучать тайм-менеджмент. Но просто слушать – мало. Надо слушать и делать. Один известный нейрохирург сказал, что важно руководствоваться сознанием, а не телом. Важно не откладывать дела на завтра и не давать себе слабину. Последнее видно по утреннему подъему. Некоторые люди переводят время на будильнике после того, как он прозвонит в первый раз. Это и называется «дать слабину». Но вставать нужно с первым звонком! Пять пунктов избавления от страхов и лени: 1. Верьте в себя! 2. Общайтесь с уверенными в себе людьми. Избегайте нытиков. 3. Форсируйте свой механизм веры. Постоянно вдохновляйте себя. 4. Будьте капитаном своего корабля. 5. Никогда не сидите без дела. Страхи и сомнения не находят места в занятой делом личности. Как высчитать свой доход по окружающим вас людям? Составьте список из пяти окружающих вас близких людей (которые оказывают на вас влияние) и напротив каждого человека запишите зарабатываемую им сумму. Общее значение разделите на пять. В итоге получится сумма, которую вы должны зарабатывать, имея это окружение. Если цифра больше вашего дохода – вы должны тянуться к этому окружению и зарабатывать больше. Если меньше – это окружение вам не подходит. От уровня заработка зависят и темы общения. Если человек зарабатывает гораздо больше вас, то вам он будет непонятен. Настоящие миллиардеры говорят языком цифр, фактов, финансов. Во время исследований мы выявили три основных типажа: 1. Партнер руководителя. Понимает специфику работы и все ее трудности, действует во имя их предотвращения. Самостоятельно решает незначительные задачи. Лоялен и близок по духу к руководителю. Видит на десять шагов вперед, строит планы вместе с руководителем и четко понимает свою мотивацию. Видит возможности для своего роста и развития. 2. Специалист. Выполняет работу качественно, но строго в рамках инструкции. Как правило, не растет над собой, неинициативен. Приходит в офис и уходит из него вовремя, не приемлет сверхурочной работы. Грамотно оценивает ситуацию. Не проявляет самостоятельности. Дистанцируется от руководителя. 3. Пустышка. Имеет профильное или непрофильное образование. Может иметь хорошие рекомендации. Нацелен не на результат, а на имитацию своей деятельности. В работе допускает множество ошибок. В отсутствие руководителя не работает. Важно быть инициативным помощником, ведь просто исполнительные рано или поздно надоедают. Не стоит занимать должность, на которой вам некомфортно. Время – очень ценный ресурс, не нужно его тратить. Чтобы стать крутым ассистентом, нужно много и усердно работать. Для реального повышения своего уровня потребуется пройти через большое количество неприятных ситуаций. Один будет жаловаться на огромное количество задач, другой сделает все. Дома, в метро, но сделает. «У меня не получается» – это просто отговорка. Берите на себя больше задач, развивайтесь! Ведь вы помогаете своему руководителю и одновременно себе. Посчитайте, сколько босс тратит на вас. Это большие деньги: зарплата, аренда офиса, налоги. И даже если вы работаете с плохим руководителем за небольшие деньги, то в вашем багаже все равно останутся связи и репутация. В дальнейшем в вас без проблем вложатся другие руководители. Не зацикливайтесь на зарплате. Размышляйте, как еще помочь шефу. Думайте о том, где взять не время, а больше задач. Нытье ничем не поможет. Мысленно сложите его в мусорный пакет и выбросьте! Проблем нет – есть задачи, которые нужно решить. Запомните это, и жизнь перевернется! Друзья, сотрудники – все будут относиться к вам по-другому. От вашего состояния зависит успех руководителя и компании, в которой вы работаете. Все зависит от вас! Начинайте день с позитива, заряжайтесь энергией. Танцуйте у зеркала. Представьте, что солнце заряжает вас. Дарите людям радость и тепло. Убирайте из головы негатив, и качество жизни улучшится. Важно держать помыслы и сознание чистыми. Нужно стараться жить ради других людей. Руководитель обычно живет ради сотрудников и компании. Если ваш босс вам не очень нравится – примите его таким, каков он есть. Он пытается сделать вашу жизнь комфортной. Как быть партнером руководителя Продумывайте все на десять шагов вперед. Меняйте отношение к руководителю. Просто работайте больше и лучше и не только ради денег. Нау?читесь делать это в должности помощника – будете королем по жизни. Если знаете, куда движетесь, то будет легче добраться до цели. Представьте, что жизнь – батарейка, которая с каждым днем разряжается. Только от вас зависит, как вы ее израсходуете. Вы должны знать планы руководителя на следующий месяц и заранее все планировать. Допустим, вы едете на автомобиле из Астаны в Москву. Вы примерно представляете, где должны остановиться. Но видите ли сейчас всю дорогу? Все 3000 км? Или только тот отрезок, который освещают фары? Постепенно, метр за метром, автомобиль движется к поставленной цели. Так и вы: мечтайте, ставьте цели и понимайте, куда хотите попасть. Любая цель достижима! Главное – понять, чего вы хотите. Представьте, что вас приглашают на интересное мероприятие за границей или с вашим руководителем что-то случилось во время его пребывания в другой стране. Вам нужно выехать к нему. У вас есть заграничный паспорт? Шенген не получить за полчаса. Так сделайте его заранее! Хотите купить автомобиль? Для начала сдайте экзамен на право вождения и получите водительское удостоверение! Преимущества наличия водительского удостоверения: 1. Легче устроиться на работу. Работодатели больше ценят сотрудников, обладающих дополнительными навыками, будь то иностранные языки или умение водить автомобиль. 2. Помощь руководителю в любое время, даже если нет своего автомобиля. Бывают ситуации, когда нужно воспользоваться автомобилем шефа. 3. Свобода передвижения. Для водителя практически нет недоступных мест. Любая точка страны или континента доступна. 4. Стимул для покупки автомобиля. Нужно быть готовым к форс-мажорам. 5. Мобильность и экономия времени. Разговоры о пробках в Москве – преувеличение. Пробки есть, но передвигаться на машине комфортнее. Умейте договариваться о парковке. Например, я договорилась о парковке в частном доме в центре Москвы, и она обходится мне дешевле, чем когда я платила у своего дома. Благодаря переговорам можно добиться очень многого. Коммуникация – важный навык. Даже при нарушении ПДД есть шанс договориться с полицией, причем это касается не только девушек. Многим людям просто не хватает человеческого общения, это можно обернуть в свою пользу. 6. Можно взять на себя больше задач, например что-то делать параллельно. Международное водительское удостоверение. Его стоит оформить при частых командировках. Дает возможность управлять автомобилем более чем в 200 странах мира. Граждане России могут подать запрос на получение этого удостоверения через МФЦ. Основное условие – иметь национальное водительское удостоверение. Сдавать дополнительные экзамены не нужно. Требуются только: • российское водительское удостоверение; • два фото 3,5 ? 4,5; • медицинская справка по форме 083/у-89; • заполненное заявление для получения удостоверения; • заграничный паспорт и квитанция, подтверждающая оплату установленной законом пошлины. Срок действия такого удостоверения – три года. Оно позволяет не только брать любой автомобиль в аренду, но и водить автомобиль местного жителя. Раскрытие личного и профессионального потенциала, управление личной эффективностью В этом подразделе речь пойдет о методике «Колесо жизни». Это прием, который помогает понять, что вы хотите изменить в своей жизни. Колесо жизни еще называют колесом баланса. Оно помогает улучшить нынешнее состояние человека. Для составления колеса жизни вам понадобится ручка и лист бумаги (или ежедневник). Само задание обычно выполнить нетрудно, но сложно найти для него время. В социальных сетях популярна статья о колесе жизни как об упражнении на одну минуту, но это не так. При правильном подходе для его выполнения вам потребуется несколько часов – это не так просто, как кажется на первый взгляд. Да, нарисовать собственное колесо не составляет особого труда. Гораздо сложнее его интерпретировать, ведь придется быть честным с собой, справедливо оценить свою жизнь и, что не менее важно, понять, в каком направлении двигаться дальше, – вот это задача не из легких. Но я уверена, что вам она вполне по силам. Колесо жизни – сильная техника, которая даже запатентована в США. И при своей внешней простоте такой метод организации размышлений позволяет четко взглянуть на проблему, увидеть дисбаланс и понять, что вам нужно делать для дальнейшего продвижения вперед, над чем поработать, чтобы развить себя. Главный козырь техники – наглядность, ведь вы сразу увидите, где находитесь сейчас. В жизни любого человека случаются такие периоды, когда какому-то одному занятию или области он уделяет максимум своего времени и внимания, будь то работа над важным проектом, подготовка к поступлению в университет, отношения, дружба, какие-то яркие впечатления, отдых. Допустим, вы увлеклись музыкой Баха, слушаете его и ходите на концерты. Или сосредоточились на бизнесе и забываете о семье, личностном росте, здоровье и спорте – такое бывает очень часто. Конечно, прекрасно, если вы способны полностью сосредоточиться на задаче, определить приоритеты и цели. Но бывает и наоборот: все время и силы уходят на что-то одно, а остальное отвергается и игнорируется, переносится на недели, месяцы и даже годы. Например, человек столько времени уделяет зарабатыванию денег, что не остается времени на семью. Я думаю, у каждого есть такие знакомые. Или наоборот, кто-то так и остается на своей должности, хотя в силу талантов и знаний мог бы добиться гораздо большего. Запомните: какими бы ни были примеры, суть одна – для счастья и полноценной жизни нужна гармония во всем, умение находить баланс. Именно упражнение «Колесо жизни» поможет вам взглянуть на свою жизнь с высоты и найти в ней баланс. Итак, рисуем круг («колесо»), делим его на сегменты – я называю это пиццей. Каждый сегмент – определенный блок в работе бизнес-ассистента. В целом визуализация – очень мощный инструмент познания не только окружающего мира, но и себя. Не зря же говорят «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Поэтому я рекомендую именно нарисовать круг. Если представить часы, то первая полоска, которую надо нарисовать, будет указывать на двенадцать часов. Каждая полоса, в свою очередь, делится на десять отрезков, которые будут обозначать десять баллов. Карьера и бизнес. Как бы нам ни хотелось, они занимают огромный пласт в нашей жизни, и важно правильно их оценить. Не с той точки зрения, что вы, например, учитесь, нарабатываете опыт на будущее, и, значит, у вас должна быть высокая отметка, а по принципу удовлетворенности, способности работы раскрыть ваши таланты. Получаете ли вы истинное удовольствие от своей карьеры? Определите это по шкале от 1 до 10 и отметьте в соответствующем сегменте, закрасив получившееся пространство. Деньги. Следующий «кусочек пиццы» отвечает за деньги. Отметьте, насколько вас удовлетворяет нынешнее финансовое положение. Например, если вы сейчас зарабатываете 50 тысяч рублей, а очень хотите получать 100, то, соответственно, ставите 5 баллов. Если получаете 80 тысяч, а хотите 100, то ставите 8 баллов. Если хотите зарабатывать миллион, а получаете 100 тысяч – ставьте единичку. Но учтите, ставить нужно адекватную цифру! Деньги всегда тесно связаны с работой. Например, помимо основной деятельности вы продаете рекламу через Instagram, и вам это приносит еще 30 тысяч рублей в месяц. Возможно, вы занимаетесь благотворительным фондом, который тоже дает доход. Или вас кто-то содержит. Все это не совсем ваша зарплата. Можно заниматься любимым делом, но не зарабатывать достаточно. И это тоже нормально. Кого-то удовлетворяет его работа, но зарабатывает он недостаточно. Честная оценка себя в данном отношении подтолкнет к правильному решению: возможно, поиску какой-то дополнительной занятости или смене работы. Саморазвитие, личностный рост. Насколько полноценным человеком вы себя чувствуете, насколько вас удовлетворяет ваше развитие? Ходите ли вы на мероприятия, вкладываетесь ли в свое развитие? Определите это по шкале до 10 и закрасьте соответствующий фрагмент. Здоровье и спорт. Здесь нужно отметить, насколько вы удовлетворены регулярностью занятий спортом, насколько вам это нравится, хватает ли времени на тренировки. Заботитесь ли вы вообще о своем здоровье. Нужно учитывать комплекс усилий: здоровое питание, занятия спортом, регулярные походы к стоматологу и другим врачам. Давно ли вы проходили полное обследование организма? Причем возраст здесь не показатель. Многие люди придерживаются мнения, что в больницу идти незачем, пока все не станет совсем плохо. Но ведь заболевание можно заранее диагностировать и предотвратить. Например, от рака зачастую умирают те, кто узнает о болезни поздно, на ее последних стадиях. Друзья и окружение. Проводите ли вы с друзьями столько времени, сколько бы вам хотелось? Те ли друзья с вами? Или с каждым годом все больше таких, кто звонит вам только на день рождения? Да, вопросы утрированы, но суть вы должны понять. Спросите себя, сколько рядом честных постоянных друзей, которые в вас души не чают, безумно любят и к которым вы пойдете даже в пять часов утра. Это те друзья, которые не будут вас отвлекать, а наоборот, подтолкнут вверх и вперед. Друзей много не бывает, но тут вопрос не в количестве, а в качестве. У меня, например, четыре настоящих друга. Для кого-то это много, для кого-то мало – у каждого своя оценка, стереотипы и свое понимание жизни. У меня есть подруги, с которыми я могу почти не общаться, мы даже живем в разных странах, но, если что-то случится, я сразу же прилечу к ним. И знаю, что они поступят точно так же. Мы всегда поддержим друг друга. Для меня подруга не та, кто бегает вместе по магазинам и дает советы, а тот надежный человек, та опора, благодаря которой я могу закрыть глаза на многие вещи. Постарайтесь выделить, насколько вы довольны своим окружением. Возможно, вы хотите его поменять, но не знаете, как это сделать. Отношения. Это ваша личная жизнь. Насколько ваши отношения вас удовлетворяют? Насколько вы довольны общением со своим молодым человеком, своей(им) супругой/супругом? Все ли вас устраивает? Сколько времени удается выделять близкому человеку? Насколько вам комфортно рядом с ним? Отношения тоже очень важная часть жизни. Если у вас не будет близкого друга или подруги, человека, с которым вы будете общаться, встречаться, проводить хотя бы какое-то время вместе, то не будет и своеобразного фундамента, а это очень сильно влияет на психологическое состояние. Если отношений нет совсем, то в данном сегменте нужно выбирать ноль. Яркость жизни. Как вы проводите свободное время, куда и с кем путешествуете, насколько вас все устраивает? Есть ли у вас хобби, наслаждаетесь ли вы жизнью? Как вы отдыхаете, общаетесь, где и с кем обедаете? Играет ли ваша жизнь яркими красками и вообще удовлетворяет ли вас? Очень важно оценивать адекватно. Например, вы хотите отмечать Новый год в Милане, а празднуете дома. У каждого свои запросы, поэтому здесь я ничего не могу советовать. Кто-то отдыхает на Мальдивах, а кто-то – в Ижевске. Я сама из этого маленького города с населением примерно 800 тысяч. В последнее время я поняла, что езжу из Москвы в Ижевск отдыхать. Там тихо, спокойно, это мое родное место. Теперь я там отдыхаю – приоритеты изменились, хотя год-два назад все было наоборот. Тогда в выходные мне хотелось поехать в людное шумное место, где больше цивилизации, чем в Москве. Мой уровень яркости жизни – десять баллов. Иногда мне даже кажется, что это слишком много, что я начинаю уставать. Но я сама хотела очень яркую жизнь, вот ее и получила. Помните, что все сбывается, все мысли материализуются. Поэтому будьте очень аккуратны со своими желаниями и всегда фильтруйте свои запросы ко вселенной. Надо отметить, что жизни яркость придает и работа, поскольку на ней человек проводит 70–80 % времени. Согласитесь, это очень много. Работа – ваш второй дом. Важно, чтобы там вас тоже все устраивало и все было на высшем уровне. Духовный рост и творчество. Это различные занятия: йога, танцы, разные виды спорта, рисование и др. Я вот открыла для себя рисование – получаю от него большое удовольствие. Еще одно весьма полезное хобби – конный спорт. Лошади забирают всю негативную энергию и просто исцеляют человека. Это некий лайфхак для вас: когда ваш руководитель в ужаснейшем состоянии, ему ничего не помогает, упадок сил, просто свозите его покататься на лошадях. Прогулка подзарядит его на полгода вперед. Выплеснуть негативные эмоции и сбросить адреналин помогает тир. Я, например, постоянно прыгаю с парашютом, я профессиональный дайвер. И не хочу на этом останавливаться, мне все это очень нравится. Сейчас я планирую получить водительское удостоверение для категории А. Мотоцикл тоже способствует выбросу адреналина. Да, ездить на нем опасно, но не опаснее, чем жить. Так, парашютный спорт вообще самый безопасный вид спорта – там невозможно причинить себе вред, если все делать в соответствии с техникой безопасности. Ее нужно соблюдать в любом занятии. Этот сегмент у меня на уровне девяти баллов. Очень хочу продолжить рисовать – уже около года этого не делала. Честно говоря, я могу провести за картиной даже сутки – просто стоять, не есть, не пить, рисовать и получать от этого удовольствие. При том, что я всегда призываю экономить время, на многие вещи мне не жаль его тратить. Итак, мы обсудили все элементы колеса жизни. Посмотрите на получившийся результат: скорее всего, это будет далеко не колесо, а диаграмма. Теперь нужно соединить все кусочки по вашей самой верхней отметке. Например, если у вас самая высокая отметка – восемь, то соединяйте все восьмерки. И смотрите, какие сектора надо «дотянуть» до этой отметки, то есть проработать и улучшить. Надо признать, у меня тоже неидеальное колесо, но я постоянно работаю над ним. Раз в два-три месяца обязательно рисую новое. Обычно я делаю это сразу, как вспоминаю, иногда даже в машине. Посмотрела – проанализировала – выбросила. Так я вижу свои результаты, понимаю, куда иду. Человек эффективен, когда на все элементы колеса хватает времени, сил и энергии. Это очень действенный инструмент, благодаря которому можно фильтровать, улучшать и менять не только свою работу, но и личную жизнь. Теперь применительно к каждому сегменту нужно записать в столбик до десяти пунктов: что необходимо сделать для улучшения своего положения. Приведу примеры. Здоровье и спорт 1. Ежедневно бегать по утрам. 2. Каждый день обливаться холодной водой. 3. Записаться в тренажерный зал. 4. Правильно питаться. 5. Не есть после восьми часов вечера. 6. Делать зарядку. 7. Записаться на прием к врачу и сходить. 8. Сделать полное обследование состояния своего здоровья. 9. Сходить к стоматологу. 10. Делать минимум 10 тысяч шагов ежедневно. Друзья и окружение 1. Встретиться со старыми друзьями. 2. Познакомиться с новыми людьми. 3. Продолжить с кем-то общаться. 4. Пойти на мероприятие. 5. Приехать к Танзиле в гости и познакомиться с ее командой. 6. Поменять свое окружение. 7. Приходить на встречи в Академии бизнес-ассистентов. 8. Позвонить друзьям. 9. Устроить дружеские посиделки. 10. Расширить круг общения. Отношения 1. Найти парня/девушку. 2. Ежедневно знакомиться с двумя людьми. 3. Два раза в неделю ходить на свидания. 4. Сходить в гости к родителям. 5. Подарить маме цветы. 6. Купить родителям билеты в кино. 7. Чем-то помочь родителям. 8. Провести время вместе с семьей. Например, я один день в неделю обязательно провожу с семьей: с братом и мамой. И в этот день мама, мне кажется, самый счастливый человек на земле. Когда их нет рядом, я звоню под каким-нибудь предлогом практически каждые десять минут. Карьера и бизнес 1. Стать начальником отдела продаж. 2. Увеличить продажи отдела в три раза. 3. Пройти курсы по продажам и личностному росту. 4. Создать свой бизнес (по желанию). 5. Стать бизнес-помощником. 6. Закончить обучение. 7. Пройти курс по имиджу. 8. Начать элегантно одеваться. Финансы Допустим, вы хотите увеличить финансы в два раза: получать 50 тысяч, а через несколько месяцев 100. Даже если вы просто позволите себе эту мысль, вселенная сама примет решение на этот счет и за вас придумает, как дать вам эту сумму. Главное – искренне захотеть. Духовный рост и творчество 1. Порисовать красками. 2. Сходить в какой-нибудь центр потанцевать. 3. Сходить в театр. 4. Почитать книгу. 5. Пойти на курсы английского языка. 6. Найти курсы по продажам. Колесо жизни – весьма значимый инструмент. Выполнять задание нужно время от времени. Важно как написать списки, так и воплотить все задуманное в реальной жизни. Правила ведения личных страниц в социальных сетях Работая бизнес-ассистентом, вы постоянно будете знакомиться с новыми людьми. Представьте, что оставляете человеку свои контакты, а он через какое-то время находит вас в социальных сетях. Что он там видит? Фотографии в купальнике, с пирожками, в домашнем халате, с синяками под глазами, с вечеринок… Какое впечатление о вас может сложиться? Итак, ваша первая задача – привести в порядок свои странички в социальных сетях. Фотография. Личная страничка любой социальной сети – «ВКонтакте», Facebook и др. – должна иметь подобающий вид. Если вы пишете, что являетесь профессиональным бизнес-ассистентом, то и страницу следует оформить подобающе. Аватар должен соответствовать вашему имиджу и работе, то есть выражать суть услуги, которую вы предоставляете. Элитный продукт – дорогой аватар. Если вы позиционируете себя в качестве профессионала, то ваша фотография должна быть качественной, снятой на профессиональный фотоаппарат или iPhone не ниже 7. Ее нужно сделать при правильном освещении. Кроме того, вы должны выглядеть так, как хотите показать себя людям. То есть быть, например, в костюме, а не в шортах лежать на травке. Что вы о себе думаете и как говорите, то и думают о вас люди. Если вы утверждаете, что вам можно доверять, вы высококлассный ассистент и профессионал, то люди этому поверят и обратятся к вам. Если вы пишете о себе нелицеприятные вещи, то их запомнят. Таким образом, социальные сети – ваша визитная карточка. Представьте, что вы распечатаете и принесете на собеседование свои страницы «ВКонтакте», Facebook, Instagram. Не будет ли стыдно? Многие думают, что их никто не найдет в соцсетях. Но сейчас есть «умные» телефоны: записанные в них контакты сразу находят в том же Facebook и Instagram. Поэтому личные страницы обязательно следует редактировать. Вся указанная выше информация актуальна и для соискателей должности, и для действующих ассистентов. Рассмотрим такой пример. Вы мой действующий ассистент. Я говорю своему бизнес-партнеру: «С вами свяжется мой ассистент, ее зовут Баринцева Анна». И вы пишете ему, скажем, «ВКонтакте», а по аватару будет видно, что у вас вообще не бизнес-аккаунт (на фото вы в полуголом виде или сняты на легкомысленном фоне). Клиент зайдет на страницу, посмотрит, оценит и подумает: «Что это за ассистент у Танзили?» И таких вариантов миллион. Мы общаемся и с руководителями, и с ассистентами, устанавливаем обратную связь и понимаем ход мыслей руководителей. Поэтому рекомендую вам редактировать личные страницы, даже еще не став ассистентом. Начните с правильного позиционирования себя. Имя и фамилия. Должны быть без псевдонимов. Пишите реальные имя и фамилию. Из них же должна состоять ссылка на страницу. Если у вас в ID до сих пор указаны цифры – убирайте. Найдутся люди, которые будут обращать на это внимание. Важно сразу все делать идеально. Статусы. Указывайте не настроение, а информацию. Кто вы на данный момент, чей бизнес-помощник, что делаете. Например, моя помощница написала: «Сохраняю время своего руководителя», чтобы во всех социальных сетях знали, что она мой помощник. Это важно! Через вас могут искать руководителя, решать вопросы, делать вашей компании предложения, которые в дальнейшем принесут прибыль. Ссылки. Не стоит давать ссылки на родственников – это отвлекает. Особенно актуально для соцсети «ВКонтакте». Интересы. Указывайте только то, что касается вашей деятельности (опять же, чтобы не отвлекать). Если вы работаете в ООО «Ромашка», то приводите реальные примеры деятельности компании, пишите о ней, бизнес-ассистенте, делайте репосты, выкладывайте интересные статьи, освещайте рабочие моменты. Так будет понятно, что вы занимаете активную позицию, а это интересно. Конец ознакомительного фрагмента. Текст предоставлен ООО «ЛитРес». Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/pages/biblio_book/?art=43705587&lfrom=334617187) на ЛитРес. Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
КУПИТЬ И СКАЧАТЬ ЗА: 199.00 руб.